剖析询价特点 让询价操作方便易行

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剖析询价特点 让询价操作方便易行


中国政府采购招标网 发布时间： 2013年09月04日 09:44

剖析询价特点 让询价操作方便易行
　　■ 如何完善和用好非招标方式系列探讨（三）

　　编者按 询价是五种法定采购方式中相对简单的一种采购方式，虽然询价采购规模占政府采购总规模的比例不高，但由于询价的采购时间较短，采购文件制作简便，评审时没有太多技巧，对评审专家要求不高，因此，询价已成为金额较小的采购项目的常用方式，也是市县级政府采购活动中使用频次较高的一种采购方式。本期推出江苏省政府采购中心副主任龚云峰在询价采购方面的理论探索成果，希望对您的工作有所帮助。


　　询价项目应是市场竞争激烈的


　　限额以上工程询价须经批准


　　当前政府采购工程类项目按照其金额大小，可以分为达到公开招标限额标准和未达到公开招标限额标准两类。对于达到公开招标限额标准的工程类项目，应当按照《招标投标法》的规定进行招标，招标的评审办法基本可以分成综合评审法和最低报价法两种，如采用最低报价法，则与询价的成交原则基本一致；对于达到政府采购限额标准、未达到公开招标限额标准的工程类项目，按规定可以不进行招标，选择供应商时基本也可分成最低报价法和随机抽取两种方法。工程类项目的采购基础是工程量清单，工程量清单中包含了工程所需的货物，这些货物大多规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小。同时，《政府采购法实施条例》（征求意见稿）中也曾规定，同一项目中有工程、货物、服务的，按照比例最多的计算其类别，因此，对于达到公开招标限额标准的工程类项目，如属财政部门负责审批、核准，则经财政部门批准后，可采用询价方式采购；对于达到政府采购限额标准、未达到公开招标限额标准的工程类项目，采购机构可直接采用询价方式采购。


　　服务项目不宜询价采购


　　政府采购服务类项目由于服务标准很难统一、服务质量较难比较，无法简单地以价格为唯一标准来衡量不同供应商提供的服务，按照招标方式采购时，基本采用综合评分法评审，价格分值仅占总分值的10%-30%，不鼓励价格低者中标。而询价类似于最低评标价法，只能是报价最低者成交，与服务类项目的衡量标准相差甚远。同时，《政府采购法》中询价的适用情形也以货物为主，因此，服务类项目不应当适用于询价。


　　询价不能指定品牌


　　询价既然是一种相对简单的采购方式，而指定品牌采购应当是最简单的采购方式，在《政府采购法》中并未明确禁止询价不得指定品牌，因此，一些地方的政府采购部门默许询价时可以指定品牌，或者规定在3个以上的品牌之间进行。但《政府采购法》第二十二条已明确规定：采购人可以根据采购项目的特殊要求，规定供应商的特定条件，但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。指定品牌或限定几个品牌参加政府采购活动，其实质都违背了上述法律规定。


　　《招标投标法实施条例》第三十二条已经规定了"限定或者指定特定的专利、商标、品牌、原产地或者供应商" 属于以不合理条件限制、排斥潜在投标人或者投标人的行为；《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第六条也规定了"任何单位和个人不得阻挠和限制供应商自由参加货物服务招标投标活动，不得指定货物的品牌、服务的供应商和采购代理机构，以及采用其他方式非法干涉货物服务招标投标活动"。尽管上述两个规定都是对招标方式有关行为的约束，但非招标方式也应当采用以上规定对《政府采购法》进行解释。


　　但在实际采购过程中，确实会碰到采购项目金额较小，如不明确品牌而采用技术标准或参数进行询价时，制作询价文件相对较繁杂，会影响到采购效率，尤其是一些县级政府采购，政府采购限额标准较低，采购机构的技术力量比较薄弱，不定品牌进行询价，确实勉为其难。


　　因此，笔者建议，可以参照《工程建设项目施工招标投标办法》第二十六条规定："如果必须引用某一生产供应者的技术标准才能准确或清楚地说明拟招标项目的技术标准时，则应当在参照后面加上"或相当于"的字样"，询价时可以推荐不少于3个档次和配置基本相当的产品，但必须在询价文件中明确，以上产品仅为供应商报价时的参照标准，接受相当于或高于推荐产品的其他产品参与报价。


　　询价采购不能公开报价


　　有些地方政府采购规定，在询价采购时应当公开供应商的报价。其实，公开报价没有意义，分析如下：一是在《政府采购法》和财政部颁布的政府采购相关规定中，都未要求询价采购时公开供应商的报价；二是由于询价采购只允许供应商一次性报出不得更改的价格，且以报价最低的供应商为成交候选供应商，在发布成交公告时，成交供应商的报价是否最低，所有参加询价的供应商都会进行比较，因此，没有必要再增加公开报价的环节；三是询价采购作为一种简单易行的采购方式，应当尽量减少程序性的环节，提高采购效率。


　　标准不统一的项目不能询价采购


　　货物的规格通常可分为技术规格、构成规格、功能规格。技术规格一般包括货物外观、使用材料、生产方法、服务要求等；构成规格一般从化学和物理性质方面进行描述，如纯度、密度、成分等；功能规格通常描述采购产品所要执行或达到的功能，如空调的制冷量达到3000Kw/小时。标准按照适用范围通常可以分为国际标准、地区标准（如欧盟指南）、国家标准和行业标准；标准按照其使用效力可分为强制性标准和推荐性标准。货物规格、标准统一，即可以选择一种规格和（或）标准对需采购的货物进行定义，在此情形下，货物的规格和（或）标准对所有供应商都是通用、一致的，而不是某供应商特有的产品，也即不能指定或限定产品或供应商。《四川省政府采购询价管理暂行办法》中明确规定了"没有国家、行业标准，或者虽有国家、行业标准，但市场上的具体生产标准未统一的"情形，不能采用询价方式采购。


　　因此，适用询价方式采购的货物应是市场上竞争比较激烈、供应商相对较多、金额相对较小、能够以统一的规格和（或）标准区分的通用类产品，如常用的台式计算机、打印机、传真机、复印机、空调等。以通用类货物为主的工程类项目，如小规模、简单的装饰装修工程，同样适用于询价。


　　做精每一道程序 确保询价规范公平


　　与竞争性谈判一样，询价也存在着需在采购活动开始前即成立询价小组的现实问题。由于大多数询价采购的项目预算金额都较小（预算金额大的项目直接采用招标方式即可），采购活动开始前成立询价小组，在时间上、程序上、经济上都不具有可操作性。因此，笔者认为，询价作为一种简单的采购方式，不应在采购文件的内容上、采购程序的设计上使其复杂化，应本着尽量简化的原则，对其程序进行设计，否则将失去询价采购方式存在的实际价值。


　　制定一张简单的询价单即可


　　为方便供应商报价，采购机构无须像招标方式和竞争性谈判那样制作严格、详细的招标或谈判文件，而应尽量简化相关文件，最简易的方法就是制作询价单。内容应包括：递交报价单的截止时间和地点、询价开始时间和地点、询价的程序、采购货物的规格和（或）标准、数量、交货时间和地点、付款方式、报价的价格构成、评定成交的标准、合同主要条款、保证金金额及形式，以上内容应当尽量合并在一张询价单中。


　　询价单应当由采购机构根据采购人的需求负责制定。询价单中应明确采购货物的规格和（或）执行的标准，采购机构对相关规格和（或）标准不能完全掌握的，可向有关专家咨询，或公开征求供应商的意见。确实无法用规格和（或）标准对项目进行描述的，对金额较小的项目，应允许推荐不少于3个档次和配置基本相当的产品，但不得拒绝相当于或高于推荐产品的其他产品参与报价。如果项目的规格和（或）标准过于复杂，则应当采用竞争性谈判方式采购，而不应采用询价方式采购。


　　应通过公告广泛邀请供应商


　　由于适用询价方式采购的是现货货源充足且价格变化幅度小的项目，市场上能够满足项目需求的供应商应当比较多，同时，询价时评审相对简单，只需对供应商的资格进行审查，随后对合格供应商的报价进行排序即可，即使参加报价的供应商数量很多，也不会严重影响到评审的效率，因此，采取发布采购公告广泛邀请供应商报价的方式，最适用于询价。


　　目前，有些地方的政府采购规定潜在供应商参与询价采购时，需要事先报名，并提供相关证明材料，符合相关资格条件的，采购机构才接受报名，并允许其参加询价活动，变相对供应商进行资格审查。这种做法不但会影响采购效率，而且增加了供应商的质疑概率，完全没有必要。


　　采购机构要求供应商制作报价单时，只需在询价单上填报具体的生产厂家、品牌、型号、配置清单和价格，其他内容都可简化，直接按询价单中的内容统一作出承诺，因此，从询价单发出之日起至递交报价单截止之日止，应当不少于3个工作日即可。采购机构对已发出的询价单进行必要澄清或者修改的，应当在递交报价单截止之日1个工作日前，以公告或书面形式告知所有潜在参加报价的供应商，该澄清或者修改的内容应当作为询价单的组成部分，或直接重新发布新的询价单，并适当顺延递交报价单的截止日期。


　　询价小组只需三人组成


　　采购机构应当在本级财政部门设立的政府采购专家库中，采取随机方式抽取评审专家组成询价小组。评审专家的抽取时间原则上应当在谈判开始前半天或前一天进行，特殊情况不得超过两天。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购人代表不得以专家身份参与本部门或者本单位采购项目的询价活动。采购代理机构工作人员不得以询价小组成员的身份参加由本机构代理的政府采购项目询价活动。


　　由于询价小组的职责为对报价单的资格性和符合性进行检查，直接对合格供应商的报价进行排序，并按照经评审的最低报价推荐成交候选人，询价的评审过程应是五种法定采购方式中最简单的，询价小组的人数再多，也不会对评审效果有多大的帮助，因此，通常情况下只需由一名采购人代表和两名评审专家组成即可。


　　询价时不接受报价调整


　　参加询价的供应商应当以书面形式在询价单规定的递交报价单截止时间前，将报价单密封后送达规定的接收地点。在递交报价单截止时间后送达的报价单，采购机构应当拒收。


　　采购机构接收报价单后，应当组织询价小组对报价单的有效性、完整性和价格的构成进行审查，以确定是否对询价单的实质性要求作出响应。未对询价单做实质性响应的报价单，应作为无效报价单处理，不得参加价格的排序。如参加报价的供应商或者实质性响应的供应商少于三家时，应当终止询价，修改询价单后重新进行询价，或者向政府采购监管部门申请采用竞争性谈判方式或单一来源方式进行采购。


　　询价小组应当按照询价单的要求对各供应商提交的报价进行评审，评审时应充分考虑政府采购各项政策功能，如节能产品、环境标志产品、促进中小企业发展等，询价小组应根据询价单中列明的比例，对相关报价进行扣除，并按照扣除后的价格进行排序。询价期间，采购机构一律不得接受供应商对报价的调整。


　　确定成交供应商后应公告


　　推荐成交候选人 询价小组应当根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按经评审后的价格由低到高的顺序排列推荐成交候选人，价格相同的，按技术指标优劣顺序排列，并编写评审报告。在推荐成交候选人之前，询价小组认为，排在前面的成交候选人的报价明显不合理或者低于成本，有可能影响产品质量和不能诚信履约的，应当要求其在规定的期限内提供书面文件予以说明理由，并提交相关证明材料，供应商不能提供有效证明或询价小组认为其提供的理由不充分的，可拒绝接受其报价。


　　确定成交供应商 采购代理机构应当在评审结束后2个工作日内将评审报告送采购人确认。采购人应当在收到评审报告后5个工作日内，按照评审报告中推荐的成交候选人确定成交供应商，也可以书面形式授权评审小组直接确定成交供应商。采购人逾期未确认且不提出异议的，视为确认。


　　公告成交结果 采购机构应当在成交供应商确定后一个工作日内，在省级以上财政部门指定的媒体上公告成交结果。公告内容应当包括：采购人和采购代理机构的名称、地址和联系方式；项目名称和项目编号；成交供应商名称、地址和成交金额；询价小组成员名单。


　　签订合同后资料及时归档


　　采购人与成交供应商应当在成交通知书发出之日起30日内，按照询价单和报价单确定的事项签订政府采购合同。采购人不得向成交供应商提出任何不合理要求作为签订合同的条件，不得与成交供应商私下订立背离合同实质性内容的协议。


　　采购机构应当及时将采购过程文件归档，归档材料应包括：年度政府采购预算或调整、变更预算的复印件，或委托单；采购方式确定或变更申请表（如果有的话）；采购公告；询价单；各被询价供应商的报价单；所有询价小组成员签字的询价评审报告；成交结果公告；政府采购合同；各被询价供应商的书面质疑、质疑答复、投诉处理决定（如果有的话）。


　　把关操作细节 避免"假询价"发生


　　尽管询价是一种相对简单的采购方式，但有些事项仍需给予足够关注，否则将影响询价采购的效率和规范性。


　　项目特点提前摸底


　　对于采购项目是否适用询价，应对项目特点进行分析，首先是分析该项目能否用统一的规格和（或）标准来描述，如果找不到相应的规格和（或）标准，无法对项目进行描述，则不建议采用询价方式进行采购；其次是分析该项目是不是现货货源充足，如果满足相应的规格和（或）标准的货物货源不充足，将影响到询价的响应程度。结合以上两个因素，最适用询价方式的采购项目应是预算金额未达到公开招标数额标准的通用型的货物类或工程类项目，如分体式空调、电视机、简易的装修工程等。


　　询价并不是简单地只要求供应商报价，同时也可以根据项目的特点，要求参与报价的供应商必须符合特定的资格条件。采购机构应提前了解相关采购项目是否有特定的生产或经营资格要求。在当前政府采购法律并未强制要求询价必须发布采购公告的情况下，如采购机构直接邀请供应商报价，则应注意询价对象的数量，过多会增加采购成本，太少则可能造成询价失败，建议控制在6家左右，既有足够的竞争力，又能节约采购成本。


　　询价单内容应完整


　　供应商如何向采购机构发出报价单（即要约），应受到询价单的限制，为了保证询价采购过程中的公开、公平、公正，询价单在内容上必须完整。目前，许多采购机构为简化询价采购方式，将询价单的内容精简得只剩下报价的做法，不符合政府采购询价的规范性要求。


　　询价对象注意保密


　　为了防止供应商相互串通报价，促进供应商相互竞争，采购机构在报价截止时间前，一律不得向供应商透露询价的具体对象和数量，尤其是在有些地方政府采购尚未要求询价应当发布采购公告，而采取直接邀请供应商报价的情况下。


　　通过询价方式采购的项目预算金额通常较小，对于一般的询价项目，基本是由相关产品当地的经销商参加，各经销商都从总分销商处批发，总分销商事实上控制着价格，特别是在总分销商和某一特定经销商存在默契关系的情况下，对这些产品进行询价，很可能成为"假询价"，使表面上公开公平的询价成为"暗箱操作"，因此，询价对象尤其需要注意保密，同时，取消生产厂商的授权，采用标准化的技术参数，也有利于打破询价中经常出现的供应商之间的价格联盟。


　　统一要求密封报价


　　为保证对所有供应商的公正、公平，询价也应当要求供应商按照询价单规定的时间、地点，将报价单密封后交给采购机构，采购机构一般不得接受逾期或未密封的报价单。特殊情况，如采购时间特别紧急，采购机构应当在有关部门的监督下，方可接受供应商的传真报价或口头报价。


　　一次报价不得更改


　　参加报价的供应商只能一次报出不得更改的价格，并对询价单中列出的全部商务、技术要求做出响应。询价小组只能对供应商是否响应进行判断，并对合格供应商的报价进行排序，不得在评审过程中要求供应商重新报价，也不得随意更改询价单内容，如询价单内容有误或者供应商报价普遍高于市场平均价，则应当终止采购活动，重新组织询价或变更为竞争性谈判方式进行采购。


　　成交标准是最低价


　　由于适用询价的项目主要是价格低、规格和（或）标准相对统一的通用类货物，成交的货物只要能满足采购人的需求即可，并不需要增加额外的功能。当供应商对询价单响应后，只要供应商能够满足资格条件和有关实质性的要求，确定成交供应商的标准只能是经评审后的最低价。综合评分法不适用询价采购方式，否则就不能采用询价，而应采用招标方式进行采购。
来源： 政府采购信息报 作者：龚云峰