抓五环节 提升竞争性谈判质量

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抓五环节 提升竞争性谈判质量

中国政府采购招标网 发布时间： 2013年11月15日 08:15

　　在军队物资采购中，竞争性谈判是除招标之外最能体现公平性、竞争性和效益性的采购方式，受到越来越广泛的应用。目前，由于军队采购法规对竞争性谈判采购流程的规定不够细致、要求不够具体、做法不够明确，造成实际采购时人为干扰增多的现象。为确保采购的公开、公平、公正，在组织实施竞争性谈判时必须着重把握五个主要环节。


　　科学组建谈判小组


　　一是成立时机要恰当。根据采购法规要求，采购机构接到采购任务后首先要成立谈判小组，此后必须及时、主动地与使用单位沟通协调，使谈判小组深入了解整个项目的采购需求、全面掌握需求产品的具体特点。此外，经过市场调查后，要与使用单位进一步明确产品数量、细化技术性能，为编制谈判文件、进行现场谈判做好充分准备。


　　二是成员构成要明确。依据法规，谈判小组应当是采购机构代表和有关专家组成的3人以上单数，其中专家人数不少于成员数的三分之二。实际操作中，通常由行业相关专家和采购机构符合资质要求人员共同组成。


　　三是专家选取要合理。谈判小组是与供应商进行谈判的主体，要求具有相应的专业技术水平和谈判技巧，但由于行业或岗位性质的差异，各类专家都存在一定的知识盲区。因此，采购机构应针对具体需求，合理抽取不同层次结构和专业特长的专家，对于相对复杂或特殊的采购项目可按程序报批选取特定的专家。比如加工定制类产品采购，应选择拥有工艺处理实践经验的专家；系统布线集成类产品采购，应选择懂系统设计和硬件性能、市场产品信息的专家。


　　精心制作谈判文件


　　一是采购需求要准确。竞争性谈判项目一般技术相对复杂、性质相对特殊，甚至使用单位提报的采购需求可能不够清楚、准确，给谈判文件编制增加很大难度。因此，为确保谈判的顺利实施，在编制采购文件时应做到"三准"：①技术参数准。尤其是主要设备关键技术参数要全面准确，实质性条款要标注清楚，防止存在歧视性内容导致竞争不充分、标准不公正。②功能描述准。对于整个需求的相关背景，产品的适用标准和技术规范、功能实现等，要说明清楚、描述准确，防止因设备短缺或配置不合理造成系统兼容性、可扩展性和实用性不强。③产品需求准。部分单位可能不注重采购项目的前期设计论证，靠经验提需求，随意性大、严谨性差，谈判小组应对提报的采购需求进行概算、复核，防止因设计图纸不准导致采购无法进行或采购结果无法执行。


　　二是谈判规则要明确。采购法规对竞争性谈判采购程序规定比较笼统，各单位在组织谈判上程序方法略有差异，谈判文件应对具体规则进行细化明确，对部分容易混淆的概念要特别强调，以防止误解或引发质疑投诉。比如：采购报价上，没有公开唱标环节；谈判轮次上，军队采购一般采用两轮报价；质量和服务相等的标准差上，有评定所有参加谈判品牌型号的质量服务相等、有对品牌型号质量服务进行分档计算、有参照招标对技术部分进行综合打分等做法的，必须事先明确清楚。


　　三是品牌型号要科学。受竞争性谈判评审原则限制，在无法较好处理"质量、服务"相等的情况下，一般尽量选择性能、质量、价格相当的品牌型号参与谈判，避免出现实际档次定位相差较大的产品参与同项目谈判。在市场调研阶段，必须充分掌握市场信息，在满足需求的情况下，对各品牌的质量、服务按档分类。经使用单位选择确认后，直接选取各品牌具体型号范围内的产品供应商参与采购活动。


　　妥善处理供应商报价


　　一是价格调查要充分。价格是采购过程中最关键的要素，采购机构要在谈判中掌握价格主动权，就必须对整个需求的价格有全面、正确地了解和掌握。为此，在前期准备阶段，项目负责人员要通过各种渠道深入市场，如网上查询、市场走访、咨询专家等，或通过以往采购档案资料查询历史价格，对产品的价格构成、成本要素、变化趋势有足够的理解和认识，为下一步谈判做好充分准备，真正达到有理有据有效。


　　二是明细报价要清楚。谈判文件应要求供应商提供明细报价，一旦报价达不到规定要求，应要求供应商进行适当调整、完善。通过供应商提供的明细报价，既可以进一步掌握供应商报价构成和成本概况，以便在谈判时对报价进行针对性审核，进而寻找最佳突破口来有效降低供应商报价，又可以防止供应商报价中出现缺项、漏项，导致后期纠纷，减少不必要的质疑投诉。


　　三是谈判报价要保密。采购法规规定"不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息"，因此，在竞争性谈判采购中，供应商的价格包括各轮次报价都应当严格保密，不得对外公开。作为采购机构，要为报价提供保密条件，如供应商核价、报价的相对独立空间和密封处理方法手段等。这样，既可切实维护好供应商商业秘密，又能有效防止供应商串标围标。


　　明确设定评审原则


　　一是所有报价视同"质量和服务"相等。该原则适用于市场上品牌型号较多、选择范围大的产品。比如办公设备、家用电器等；或者属于加工再生产类设备物资，比如家具产品、系统集成布线等项目采购。谈判过程中，只要符合采购需求、数量质量满足要求的，则视为"质量和服务"相等，选择最低价供应商成交。


　　二是区分不同品牌型号的"质量和服务"。采用竞争性谈判采购的项目，绝大部分是市场上"质量、服务"差异较大，或者是"质量和服务"相等但品牌型号较少（甚至不足3家）的产品。在市场调研的基础上，合理设定"质量和服务"等级与价格区间，允许优质品牌型号的价格，在高于次优品牌型号一定的百分比（或绝对值）范围内具有成交优先权。在选择成交供应商时，要充分考虑使用单位对物资质量和服务个性化需求及对价格的承受能力，综合衡量质量和服务等因素，依据事先确定的原则选择成交供应商。


　　三是借用"优惠率"量化"质量和服务"。可用市场平均价格或某权威第三方发布的价格指数为参照，计算"优惠率"。通过"优惠率"，对质量和服务进行量化比较，建立"质量和服务"与价格之间的联系，构建"质量和服务相等"的条件，选择优惠幅度高者成交。但无论采取何种处理方式，都应在谈判文件中予以明确，或在拆封报价文件之前商定评定原则，并告知所有参与谈判的供应商。


　　高度重视履约监督


　　一是合同签定要灵活。通常竞争性谈判采购的产品在技术性能、服务要求等方面具有特殊性或复杂性。因此，合同签定的具体组织方式，应针对项目的具体需求灵活掌握。在实际操作中，技术复杂、售后服务要求高的项目，经上级部门批准后，一般由采购机构组织使用单位直接与成交供应商签订合同，这样便于双方进一步细化合同条款，明确售后服务等相关细节要求。


　　二是合同履行要督促。谈判结束后，采购机构不能松懈，必须主动与使用单位及成交供应商协调沟通，进一步明确技术服务等要求。例如，谈判中要求优化设计方案的，采购机构应当督促双方尽快确认方案。合同签定后，采购机构要密切关注合同履行情况，必要时对生产工艺要求较高、技术性能相对复杂的产品，要组织相关方对生产情况进行实地考察。


　　三是跟踪服务要强化。竞争性谈判采购的项目往往对供应商的后期服务有较高的要求，为防止因谈判不全面而造成对供应商约束的不到位，采购机构必须在后期跟踪上强化责任意识。   来源： 政府采购信息报   作者：姚海朋