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采购卡应用流程！

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发表于 2008-10-30 00:02:06 |只看该作者 |倒序浏览

无论是企业还是政府应用采购卡，主要涉及以下四个流程。
　　
1.1 与有关银行签订协议
　　这是企业或政府应用采购卡的基础，实际上是与银行一起搭建一个共同的电子商务资金运行平台。银行负责采购卡的发行，让采购卡能够顺利完成支付功能。在这个方面，有成熟的信用卡机制可以借鉴，安全、人员授权方式等技术完全不是问题。不过，采购卡还有许多细节问题需要讨论，例如禁止资金分割问题，如果某台设备价值3 000美元，超过持卡人2 500美元的授权金额，如何避免持卡人与供应商合作，分两次支付来采购设备。另外采购卡的转移、遗失、补办等细节还需要讨论。
　　
1.2 选定供应商
　　大型企业和政府通常采用公开招标的形式来选定供应商。我国大陆地区最早采用采购卡方式进行办公用品定点采购公开招标的是上海市新区，他们成立专门的专家小组，对供应商的价格、经济实力、技术实力作一个全面的评价后，再对所有投标的供应商的企业形象和人员素质进行实地考察，并且对投标供应商的客户进行客户调查，主要调查商业信誉、售后服务等情况，在对该供应商的以往的服务质量有一个了解后最终选定供应商。不过，在企业中，因为总采购金额有限，指定供应商投标的形式更为普遍。企业往往根据零星物资使用部门和其他相关部门的推荐，指定几家供应商投标。中小型企业还会主动寻找信誉好的供应商与其签订采购卡采购协议。
　　
1.3 授权非采购部门人员
　　这涉及到企业内部授权的问题，一般根据企业或者部门的规定对非采购部门的有关人员授权。
　　1.4非采购部门人员进行采购
　　在授权非采购部门人员以后，通常需要对其进行系统的培训。整个采购过程分为7步，即:
　　(1)定义需求。持卡人要保证使用部门的需求是合理和明确的，通常要求使用人以书面的形式按照指定的格式提出请求，包括采购内容描述、采购数量、采购的大致金额、需求具体时间、运输送货指导性建议、采购理由以及使用人的个人签名。
　　(2)审定采购物资是否在授权范围之内。持卡人根据使用人的书面请求，政府或企业采购制度的规定，审核该物资采购是否在授权范围以内。
　　(3)保证采购额度合理。GSA对单次采购金额和每个月的采购金额都有规定，一般严格禁止持卡人采购单台设备时，将采购金额分割来保证金额在额定范围之内。
　　(4)审核采购源。这一环节主要保证供应商能够按时、按质、按量地将产品送到所需要的地点。如果指定的供应商不能满足持卡人的采购需求，持卡人可以选择其他能够接受采购卡的供应商。不过，这隶属于例外采购的范畴，往往需要持卡人向政府的采购部门或者企业的采购中心做出书面的例外说明。
　　(5)进行采购。持卡人可以采用柜面交易、电话或传真交易、邮购、E-mail或Internet等多种形式进行产品订购。GSA对产品的运送方式、海外采购的形式、缴税的方式都有详细的说明。
　　(6)记入采购日志。持卡人要将每笔采购数量、到货批量、采购付款情况等记入采购日志。
　　(7)按月与银行对采购账户进行对帐。每月和银行进行对帐是一项很重要的工作，GSA公布了对帐地址，持卡人用自己的ID号码可以直接上网与银行进行对帐。

除以上上外，公务卡/采购的推行过程中，还必须注意以下两点，必须做事先告知或明确规定：

明确公务支出用卡结算的范围
1、公务支出用卡结算的金额限制
如上海市明确要求公务员出差或其它<SPAN lang=EN-US>500元以上的公务性支出必须使用银行卡结算，凭刷卡结算单和相关交易凭证到单位财务部门的还款POS机上转账报销。

2、公务支出的刷卡结算范围
预算单位的公务支出项目，如原采用现金支付的办公用品、书报杂志订阅费、印刷费、邮电费、差旅费、培训费、会议费、招待费、租赁费、小额维修费、采购费和其他零星费用等，一并纳入公务支出的刷卡结算范围。

3、将公务用车管理列入刷卡结算范围
对公务用车加油、维修、保险等，全面采用公务卡来加强三定管理（定点加油、定点维修和定点保险）。既为公务用车单位提供快捷服务，同时对过程进行全面监控，堵塞漏洞。

4、非公务支出的个人消费部分，不得纳入公务卡结算的范围。

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