采购人员资料整理

小机器猫

采购人员资料整理祥谈（转）



采购人员的资料确实是很多的，咱们细细的分分类，看看我们采购平时接触的有哪些：


从寻找供应商开始有：


1.“供应商开发记录表”


2.“供应商调查表”


3.“供应商访厂记录表”


4.“供应商基本资料表”


5.“合格供应商表”


6.“供应商审核表”


7.“供应商目录”


8.“报价单”


9.“图纸”


10.“样品单”


11.“样品测试合格表”


12.“采购单”


13.“异常产品报告处理单”


14.“不良退货单”


15.“样品（实物哦）”


16.“认证报告”如什么SGS报告，TUV，CE，FCC等等


17.及公司其他政策性资料等等。


以上以内容做了一个大概分类，“业务较繁忙 报价单满天飞 有的一页纸就一个产品报价 新价旧价一团糟”，我们如何将满天飞，新旧，重复的资料整理得有头有绪呢？这里面是需要一些个人平时不嫌麻烦及利用好电脑和扫描仪，是可以办到的。


1.对自己的要求是，每天的资料一定要在当天整理完毕


2.不要审请太多的文件夹。我想你的桌子一定摆不下的，将常用的重要的放在手边上就行。


3.请将资料扫描到电脑里保存，纸太多了，你就会像在雪地里找雪籽一样的困难和烦恼。


4.不要使用传真纸保存，时间一长，重要的内容就会看不清楚，你就有麻烦。最好复印一张。而且纸张规格一样，夹在文件夹中也看得人很舒服不是。


5.在电脑中建立祥细资料夹。不要存在一个文件夹中（如果你不明白什么叫文件夹，那我就白讲了）


6.每个文件名存档时一定不能偷懒，简单了事的存起来，我可以拍胸脯告诉你，你以后绝对是白做以上的事情。


说了这么多，怎样做呢？


别急，管理文件是考验你的时候到了。


第一，我们要做的是先想想自己工作接触到那些资料，像我上面进行分类。一定要先认真的思考，那些是纸质文件多，那些是电子文档多。为什么要这样说呢？如果纸质多，你就有可能没有时间一张张的扫描到电脑中，如一些认证报告，几十页，你没有很多时间去做了，对不对。但对于报价单这种，你就需要扫描进去，因为报价单是常用的，有参考价值，丢了吧，不行。不丢吧，多得不知如何寻找到，等于没有。也就是说，还要看他重要不重要，常用不常用。


给你一个公式来判断：


1. 常用及重要资料


2.常用及不重要资料


3.重要不常用资料


4.不重要也不常用资料


这个公式不但是可以帮你判断资料的管理，同样也适于你工作处理事情的效率。哈哈


第二，在电脑中专门用其中一个盘进行建立文件夹，比如：报价单。我需要对这个进行长叙。分类是一个重点，但是分类出来，还要看你资料能不能很有系统性。这也是很麻烦的。我打个比方说，你可能按我上面的意思做了报价单整理，将全部厂商报价单放在一个文件夹，假如A厂报价1，2，3，的产品价格，B厂报价2，3，4，C厂报价1，3，4，你上司让你对比他们的价格，你就会不容易那些找到了。做资料分析就出不来了。所以，你先应该这样分大类：


A：按产品分大类


B：按厂商分大类


C：按合格厂商分类


D：按开发中厂商分类


E：按已合作厂商分类


F：其他


我在这里重点讲一下按产品分类和按厂商分类


产品分类：


采购人员不止只采购一个产品，假如有A，B，C，D，E，F这六大类产品


你就需要建立这六个文件夹，然后再按厂商分类：


“A产品”文件夹里面有à“001厂”，“002”，“003”…….这些厂商


好，假如“001厂”，它里面还有“报价单”，“工程图面”，“厂商基本资料表”，“认证”，所以，你还要再分类建立资料夹。


厂商分类：


其实与产品分类相似，你先建立厂商，再建立他有几种产品。后面都是一样的。


第三，每个文件夹分好类建好后，就是保存了，我前面讲到，怎样命名文件是个很重要的事情。命名规则是很讲究的，太简单了，不利于搜索，不利于查看。我们需要的是从文件名就能看得出来内容的意思。这是我们要求。我是这样命名的：


厂商+商品名称型号+内容+日期







我们以报价单为例再祥谈管理文件遇到的问题。


厂商报价过程中，可能会把好几款产品，或者好几款不同的规格产品报价一起。那我们该怎样做？实际是这是很常用的事情。而且还是改正后的报价单，新报价，旧报价。


我为什么要用到扫描仪和电脑进行资料管理呢？现在他们作用就来了，A厂商今天传了一份新的报价单，单价进行了部份更正，而且加了新的产品报价。


首先不管他，先扫描到电脑中，然后按命名规则起名字。因为A厂报价6款产品，其中3款更正了报价，还增加了一款产品报价。最可恶还不是同一类的产品，所以，没有办法，我们必须要有恒心耐心来做好这个事情。之前的报价单存在电脑上不动。这一份新报价单中你需要分6个文件存起来，就是说，先复制成6份相同的文件，再修改一下商品名称型号就可以了。然后剪贴到相关的文件夹中就行。


上面我们讲到还只是6款产品，如果这家厂商一下子报价几十种规格，或者上百种规格我们是不是也要这样做？我想，首先人的懒惰性会直接告诉你，“我不想动啊，好累哦”。所以，我们的直觉告诉自己这是对的。厂商报价人也不是不照顾到自己管理产品和文件的难度。他肯定也是将类似规格产品放在一起的。要不然他也会很难过的。所以，对于很多产品报价在一起的。我们只需要给起个好记得名字就行，具体怎样，那就看你自己对产品的总结能力和对我这个文章的领悟能力了。





上面都是讲的在电脑中保存管理文件。其他资料是一样的道理进行存档管理的。


那么，我们还是需要保存纸质文件。上面只是帮助你更快的寻找到和系统的管理。我们也不能把证据给丢了是不是。


我在最开始就讲了，不要请购一大堆的资料夹。你会搞不过来的。你先将重要的厂商拿出来就好了。其他们厂商，你用一个大文件夹（非电脑中的哦）搞一个贴纸写上各个厂商的名字进行分类保存就行。这个时候你就可以用最开始我说的按资料种类进行分类了。


比如采购单一个资料夹。里面分10个厂商，做个贴纸隔开，以便好找。其他类推。


因为你电脑中已经分好类了，你就不必抱着一大堆文件夹到处乱飞了。