组织考察、答疑的信息应在招标文件中事前公开

招标投标人

        在实际工作中，一些地方的采购代理机构对“组织潜在供应商进行考察、答疑”的活动开展得比较“随意”，没有计划性。往往在招标文件发售后的“等标期内”，就突然联系几个已获取招标文件的潜在供应商进行现场勘察或答疑活动。此举，不仅引起了其他不知情的供应商强烈不满，也容易滋生各种舞弊行为。对此，笔者认为，采购代理机构如认为有必要召集潜在投标人进行现场考察或答疑等活动时，就应事前在招标文件中明确向所有获取招标文件的供应商统一公开。
    在招标文件中统一公开“组织现场考察、答疑”活动计划，能使所有购买招标文件的供应商都能“公平”获取该信息。毫无疑问，组织潜在的投标人对采购项目进行现场考察，或对潜在投标人就招标文件的有关疑问进行集中解答等，能对潜在供应商正确理解采购人的需求，有效把握招标文件的精神实质等都将起到“事半功倍”的效果，对潜在投标人作出科学合理的投标决策也无疑是非常重要的举措。为此，开展这些活动，对每个潜在的供应商来说，都是非常重要的商业信息。而如果采购代理机构不将其开展这方面的活动情况或计划事先在招标文件中作出明确的公开，而只是采取另行公开的措施，那么，有些已获取招标文件的潜在供应商，甚至于一些还没有获取招标文件的供应商就难以再顺利、及时获取这方面的信息，从而就会造成潜在供应商之间所获取的采购信息不够公平，这就不可避免地会滋生出不必要的矛盾和纠纷问题。
   “组织现场考察、答疑”等活动信息，如不在招标文件中明确公开，很容易滋生出暗箱操作等弊端问题。毫无疑问，组织现场考察、集中答疑等活动，不仅有助于促进和提高潜在供应商投标文件的编制质量，还能有效增强供应商的竞争力，提高中标概率。为此，少数采购代理机构的有些工作人员往往就利用供应商取得的采购信息不对称为手段，来帮助关系商“战胜”其他供应商，如，当决定需要组织潜在投标人进行现场考察或组织集中答疑活动时，他们往往只通知自己熟悉或有特定关系的供应商参与，而对其他竞争对手，则变相封锁这方面的信息，从而，变相削弱其他潜在投标人的投标竞争力。同时，有的工作人员还会利用组织熟悉的投标人进行现场考察活动机会，有意向他们透露一些不该公开的信息或秘密等，如编制采购项目标底的中介机构、就招标文件的内容征求过意见的专家信息等等，以帮助他们的关系商从中作弊，从而使得招标采购活动丧失了客观公正性和公平合理性。
   在招标文件中统一公开“组织现场考察、答疑”活动计划，有利于潜在投标人提高投标文件的编制质量。一般情况下，潜在供应商在购买了招标文件后，面对招标文件的书面内容，他们是否参与投标总要有一个决策过程，同时，在编制投标文件之前，一般还都要尽可能多地了解采购项目的详细情况和相关信息，以便于他们有的放矢地响应采购人需求，以及采购人提出的其他条件。这样，如果采购代理机构将组织潜在投标人进行现场考察或集中答疑的信息，在招标文件中事先告知所有获取招标文件的供应商时，那么，供应商就会注意收集他们在投标决策或标书编制过程中遇到的各种疑问或想要进一步咨询、澄清的问题和内容，从而能够有目的地参与相关活动，并在现场考察或答疑活动中，能够得到顺利地解决，从而提高了标书的编制质量。而如果采购代理机构不在招标文件中事前公开他们将要组织的现场答疑的活动计划时，那么，那些没有收到这方面信息的潜在投标人就只能根据他们自己对招标文件的理解去编制投标文件了，从而有可能将各种误解的成份体现在投标文件中，结果就会降低了标书的编制质量，甚至于削弱了他们客观存在的投标竞争力。
    在招标文件中统一公开“组织现场考察、答疑”活动计划，也有利于采购代理机构提高代理采购工作效率。针对代理采购项目的特殊情况或需要，如果采购代理机构认为有必要组织开展现场考察或集中答疑活动时，就必须要在发售招标文件之前作出公开的决定。并将该信息公开在招标文件上，明确告知所有的潜在投标人，这样有助于双方都能在事前作好准备，考察什么，讲什么，问什么等等，而如果在文件发售后的“等标期”内才作出需要组织现场考察或答疑活动的决定时，那么，采购代理机构不仅要一一通知那些已经获取招标文件的供应商，而且还要在相关的信息媒体上继续补充或追加公示需要组织该项活动的情况信息，以便所有的潜在供应商都能知道这方面的信息等。这就明显增加了许多工作量，降低了采购工作的效率。同时，这种在编制和发售招标文件时没有作出需要组织现场答疑或考察活动，而在“等标期”内却作出了需要组织这样的活动，也明显增加了采购工作的随意性和不确定性，同样也影响了采购的顺利开展。