浅谈：采购代理机构应如何管理?

Iyouzi

　　笔者在政府采购代理行业中服务了近十年，面对现实中的挑战与挫折，常常在思考一个问题——政府采购代理机构应如何管理。回答这个问题相当困难，因为管理错综复杂，决非三言两语可以找到答案。笔者认为，管理离不开“人”的因素，管理的重心应在于“人”；同时，管理也不能离开一个国家或地区的文化背景与社会现状，管理必须与文化相结合。

　　管理在层次上可以分为“硬件”与“软件”两类。硬件是指各种管理方法、工具和制度，属于技术层面；软件则指管理哲学、理念、文化，属于人性层面。成功的采购代理机构，以下三点是必不可少的：其一，建立系统的采购执业规程，以保持一定的专业水准及适当层次的差异性；其二，形成能推动任何采购方案的专业组织架构；其三，创导能支持任何采购方案的共同文化。管理文化是一种特定的管理概念，它是以价值观念的形成扎根于员工的头脑中，渗透在各项管理活动内，从而引导、制约着采购机构及员工的行为。

　　组织架构是管理行为的载体，建立健全高效的专业组织架构是采购代理机构生存和发展的关键。例如建立以采购执行委员会为核心，配以专业管理部门和分级管理人员的专业组织架构，实施经营、业务、人事、财务、后勤诸方面层网状的管理模式，就能发挥吸纳专业人才、调控业务活动、强化质量控制、开展行政管理的职能。

　　采购代理机构的管理主要包括：经营管理、业务质量管理、人事管理和财务管理四个方面，其重心是业务质量管理，因为质量是生存与发展的前提。因此，笔者就采购代理机构的业务质量管理谈谈自己的看法。

　　采购代理机构业务质量控制包括全面质量控制和单项质量控制。

　　一、采购代理机构全面质量控制

　　全面质量控制是针对采购代理机构整体的采购质量控制而制定的政策与程序。大致应包括以下五个方面：

　　1、人员质量控制。人才是采购代理机构的最大资本，如何选才、育才、用才，是采购代理机构全面质量控制的重要方面。一采取适当的员工录用政策。二实现潜能（职业道德、技术与能力）的专业培训，如四阶段培养管理者，即业务技术新手、独立业务工作者、基层业务管理者、高级业务管理者。三层网状职责分工与工作委派。各级管理人员和属下之间进行相互穿插的信息交流，协同完成某项约定。这与传统管理模式中自上而下要求属下无条件服从指令的层级式管理模式不同，同时也要注意因才用人，让关键的人担任关键的职务。四考核与晋升。员工谋职后的一二年间工作可能较为出色，之后情绪下降，工作热情保持在低稳状态，产生变换工作内容的愿望。

　　这里，笔者要特别提出的是，作为采购代理机构负责人的条件素质：一是观念。必须具有与时俱进的思想观念，即要有市场、效益、信息、创新等观念。二是能力。要有相当的应变能力和决策才能，并能坚持正确的决策。把自己的价值观和决策化为全体员工的共同目标。既然是以人为本，就要提高发挥人的潜能和处理人员关系的能力，这样才能集思广益，群策群力。三是知识。知识是观念建立的基础，是才能的由来，必须注意开拓知识面。四是个性。个性结构与其观念的形成、能力发挥、知识提高等关系密切。儒家伦理最重视的是领导人的人格，要注重本身人格的感化力。应当具有事业心、责任心，敢于承担风险。优秀的采购代理机构的负责人是在竞争中脱颖而出的成功的经营者，因此，竞争也是应有的个性特征。

　　2、业务承接与计划控制。业务承接对采购代理机构的规模发展具有重大影响，机构负责人必须具备市场观念和竞争意识。在业务承接方面，既要考虑客户的采购动机，也是考虑自身的履约能力。必须保持其超然的独立性、公正性，杜绝以回扣、佣金等商业贿赂行为，以避免贬低自身乃至全社会的声誉的行为。

　　3、业务督导。业务质量管理实质上是通过对属下管理来实施的，领导能力就是正确安排好属下工作的能力。业务督导既是对采购人员的质量控制，也是对采购过程的控制，最终体现为对采购质量的控制。如何根据不同人员的学历、资历、能力以及品行给予适当的定位，进而正确地界定督导者与被督导者的职责，使每一位员工切实做到既不失职、又不越权，对于充分调动各级员工的积极性、进取心，保质保量地完成工作任务具有重要作用。

　　4、专家咨询。作为采购执业人员必须对自己所具备的专业知识和业务能力有一个正确的评价，必须清醒地认识到，自己不可能对所面临的复杂业务中应具备的知识均能恰当地掌握。

　　5、监控。监控是为了发现问题，纠正差错，总结经验与教训。为此，应由机构内部独立人员对每个约定项目完成过程及结果实施定期或不定期的检查，这对于提高整体专业水平，降低采购风险是必不可少的控制措施。

　　二、采购代理业务单项质量控制

　　单项质量控制是针对具体采购约定项目质量控制而制定的规程。我们知道，当某一约定项目产生风险时，不仅仅是经办采购执业人员要承担责任，采购代理机构及其负责人同样应该承担责任，亦即个人违法，机构负连带责任。当某一约定项目的实施及其结果违反了国家有关法律法规时，将严重损害采购代理机构的声誉。因此，我们强调“恪尽职守、公平公正”的工作意识，而不管约定项目本身的大小，都应遵循相关的质量控制规程。单项质量控制至少应包括以下六个方面：

　　1、业务约定书的签订。无论是哪一项采购代理业务，都应当按照相关规定与客户签订业务约定书，以明确双方的责任。

　　2、采购人员信任能力的考虑。采购质量的高低，在很大程度上取决于采购人员的工作责任心与业务能力。不仅在委派项目负责人时要考虑其胜任能力，而且在选派助理人员及进行具体分工时，也同样要考虑其胜任能力。对于环节的控制，既是保证采购质量的关键，同时，也给项目负责人及其助理人员提供了公平竞争的激励机制。

　　3、采购方案与具体执行程序的拟订。采购方案与具体执行程序是单项约定项目执行时的计划性文件，是约定项目顺利实施的必要程序。项目负责人必须在充分调查与了解项目内容与市场行情的基础上撰拟适当的采购方案与程序，在机构负责人及时审批后，才能付诸实施。随着采购业务进程的不断深入，采购方案或程序应随之作出相应的修订。项目负责人能否撰拟一份适当的采购方案和程序，亦反映其专业水准与控制能力的高低。

　　4、约定项目费用、时间控制表及项目考评表。每一约定项目的完成，是否能达到提高效率、降低风险的要求，在很大程度上取决于各级项目参与者的专业水准、工作责任心，通过约定项目费用、时间控制表及项目考评表可以对整个约定项目的进度及采购小组成员的业绩进行适时而客观的评价，既有利于整体业务计划及费用的控制，也有利于充分发挥个人的积极性与创造性。

　　5、重大、疑难问题的请示报告。重大、身疑难问题请示制度的建立体现一家采购代理机构的团队精神，亦反映了层网状管理体制建立的必要性和重要性。

　　6、采购全过程的督导。层网状的职责分工与适当的工作委派，给每一约定项目的督导者与被督导者都明确了定位。督导应贯串于采购的全过程，它关系到工作效率与执业质量，对于因督导不力而造成的工作效率低下、质量低劣的结果，必须追究当事人责任。