电子采购:互联网时代企业信息化切入点

落叶树

　　作者：郝庆欣     来源：北京网达信联
　　
　　这是一个互联网的时代，所有企业都面临着互联网浪潮的强力冲击，电子商务无论从技术实现还是社会大背景都日益成熟。企业对企业之间的信息化如何解决？企业电子商务如何实现？这些都是摆在企业企业管理者和信息部门负责人面前实实在在的问题。借助于信息技术手段的创新，实现物资采购工作的网上招标、网上竞价、货比三家，利用电子商务来重新整合资源，规范业务流程，对于企业信息化来说是一次良好契机。
　　
　　1电子采购的苹果熟了
　　
　　"买的偏宜卖的贵，中间环节不浪费"，有人这样形象的归纳企业赢利的三要素。在企业人财物、产供销各环节中，采购成本的降低是一个最容易见效的环节。有人做过这样的统计，采购成本每降低1元所获取的效益相当于多销售5-15元产品。实施电子采购系统，具有项目实施周期短、效果明显的优点。企业内部对于实施电子采购提出了更多的要求:
　　
　　1.1降低采购成本的要求
　　
　　随着企业之间竞争加剧，公司领导纷纷要求物资管理部门降低采购成本。这样，衡量采购人员工作绩效起码有以下两方面：第一，把企业所需要的物品买回来以保证企业生产、运营的连续进行；第二，与上一年度或上一季度相比，采购成本降低的幅度。两者在某种程度上是相矛度的，这就要求采购人员花相当部分的时间和精力去策划、去沟通、去协调才能达到预期的目的。
　　
　　1.2采购知识体系更新的要求
　　
　　中国加入WTO，中国政府对关税的进一步降低，国内企业将与国外企业在同样的条件下展开竞争。随着竞争的加剧势必要求企业拥有素质更高的各类人才，就采购人员来说，以前那种单一的"购买"角色已一去不复返了，甚至要求采购人员应成为下列某方面的专家：外语水平、工程技术背景、品管知识、物品知识、市场行情、总体策划及协调能力、物流知识、E-采购知识等。
　　
　　1.3网络时代信息化趋势的要求
　　
　　从全球的采购发展趋势来看，电子采购将越来越广泛地被企业管理者接受。而事实上，许多跨国公司已通过电子采购方式获得了它们想采购的相当部分物品，一些公司一年通过电子采购的金额就达数百亿美元之巨。实行了电子购的企业认为电子采购比传统采购方式有更多的优点，一方面，因特网给采供双方提供了更广阔的选择余地。另外，在采购单价及采购管理费用上的开支也可降低或较大幅度减少。
　　
　　2电子采购之三七二一
　　
　　提到电子采购，很多人都感觉属于非常抽象的概念。其实，电子采购是企业传统物资采购业务的一种技术创新，就象电话、传真机一样，为企业采购人员提供了一种完成定价过程的工具。通过下面的介绍，让我们对电子采购有个初步了解，揭开电子采购神秘的面纱。
　　
　　2.1电子采购业务分析
　　
　　电子采购是这样定义的：通过互联网，寻找、管理合格的供货商和物品，随时了解市场行情和库存情况，编制采购计划，在线采购所需的物品，并对采购订单和采购的物品进行在途管理、台帐管理和库存管理，实现采购的自动统计分析，实现阳光采购。
　　
　　电子采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源的协议采购。电子采购既是电子商务的重要形式，也是采购发展的必然，它不仅是形式上和技术上的改变，更重要的是改变了传统采购业务的处理方式，优化了采购过程，提高了采购效率，降低了采购成本。通过电子目录，可以快速找到更多的供货商；根据供应商的历史采购电子数据，可以选择最佳的货物来源；通过电子招标、电子询比价等采购方式，形成更加有效的竞争，降低采购成本；通过电子采购流程，缩短采购周期，提高采购效率，减少采购的人工操作错误；通过供应商和供应链管理，可以减少采购的流通环节，实现端对端采购，降低采购费用；通过电子信息数据，可以了解市场行情和库存情况，科学制定采购计划和采购决策。
　　
　　2.2电子采购带来的便利
　　
　　电子采购为物资部门和供应商之间搭起了一座信息交流的桥梁，对于买卖双方都将带来业务上的便利。对于物资采购、管理和执行部门而言：
　　
　　1、采购执行过程可以通过互联网实现完全的电子化；
　　
　　2、支持电子采购目录的动态电子化管理；
　　
　　3、支持供应商的电子化管理和关系维护；
　　
　　4、参数化的流程定制及修改功能；
　　
　　5、电子招标采购支持在线发标、邀标、售标、投标、开标、评标、授标，支持评标专家管理、招投标费用管理；支持单价、总价、专家评标等多种决标方式；
　　
　　6、竞价采购支持公开/邀请竞价，支持价格决标和专家评标等多种决标方式；
　　
　　7、强大的统计分析功能，帮助进行采购决策分析和采购绩效考评；
　　
　　8、与企业现有应用软件形成闭环，实现供应商数据、采购物料数据以及采购结果数据等业务信息的无缝整合；
　　
　　对于参与电子采购平台的供应商而言,其便利性也是显而易见的：
　　
　　1、增加了一个24小时营业的网上报价平台；
　　
　　2、自助式的产品目录服务，使供应商能及时将包括价格在内产品信息与采购商交流；
　　
　　3、系统规范的采购流程起到规范供应商交易业务行为的作用；
　　
　　4、信息的及时、有效、廉价沟通是互联网信息应用系统的重要价值，以Email为基础的多种信息传递、交流方式，及时了解采购方信息、有效进行交流。
　　
　　2.3电子招标采购方式
　　
　　对于重要物资的采购以及采购标的评判比较复杂的情况，一般采用招标采购方式。以"公开、公平、公正"为原则的招标采购，能够在保证竞争的情况下充分考虑评价供应商的其他商务、技术要素，从而保证采购的效果。
　　
　　传统方式操作招标采购，由于其业务流程复杂，相关的采购业务人员必须对招标业务有相当的了解，从而加重了业务人员的负担；而且，传统招标操作周期较长，效率较低。
　　
　　电子招标采购方式，以《中华人民共和国招标法》为依据，结合行业专家的经验设计开发的，其业务流程涵盖了传统招标的所有过程，实现了招标过程的电子化管理和运作，使招标理念和信息技术完美结合，从而使一般业务人员可以轻松操作招标项目，大幅减轻业务人员的负担，提高工作效率。每次招标业务的相关数据、文档可以有序的保存，有效形成知识沉淀，供企业今后业务需要使用。采用电子招标采购还可以显著缩短采购业务周期。