政府采购档案实务“六注意”（下）

xiaoxiao

三、政府采购档案不能简单化。

　　所谓政府采购档案简单化，就是采购人和采购代理机构整理保管的政府采购档案，在范围上不全面，在内容上不完整，具体讲：
　　
　　在范围上不全面是指把政府采购文件与采购活动记录相割裂，认为政府采购文件不包括采购活动记录，整理政府采购档案，就是只收集整理政府采购文件，而对采购活动记录则是有多少收集多少，不作硬性要求，这是不对的。

　　《政府采购法》第四十二条第二款明确规定“ 采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料”。并且该条第三款又规定“采购活动记录至少应当包括下列内容：

　　（一）采购项目类别、名称；

　　（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；

　　（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；

　　（四）邀请和选择供应商的条件及原因；

　　（五）评标标准及确定中标人的原因；

　　（六）废标的原因；

　　（七）采用招标以外采购方式的相应记载”。显而易见，整理政府采购档案，只收集整理采购预算、招标文件、投标文件、定标文件、合同文本、验收证明等采购文件是很不全面的。

　　在内容上不完整是指在具体采购文件的收集整理上有明显漏项。例如，有些采购人和采购代理机构收集的投标文件，只收集中标人的投标文件，而对未能中标的其他供应商的投标文件，则是收集不全或有的干脆不入档，将其作为没有用的废资料遗弃掉，以致于要用时，后悔莫及。在实务中，采购活动记录内容不完整是比较普遍存在的突出问题。因篇幅关系，这里仅举采购活动记录中的一个小方面加以说明。如有的采购人和采购代理机构，对采用询价等招标以外采购方式的相应记载，只是一句话，只写询价采购在有关部门的监督下按程序进行，未写询价小组人员构成情况、在网上询价以及供应商报价等具体的过程情况．

　　四、政府采购档案不能年终统一整理。年终统一整理实质就是年终突击整理。这样做是错误的。因为政府采购档案形成于平时的每一次采购活动中，就采购人而言，一年中进行的采购活动不多，最多5-6次，如果平时不及时收集，就会因遗忘或工作忙等使文件资料散失，而使政府采购档案不完整；就采购代理机构而言，一年中进行的采购活动则是很多，有的几乎十天就是1次，同样，如果平时不及时收集，不是因遗忘或工作忙等使文件资料散失，导致政府采购档案不完整，就是因前后资料混合在一起，一时难以理清，最终因时间关系，人为降低了政府采购档案质量。

　　这实质上是未掌握政府采购档案整理的正确方法。其正确方法就是要做到“四明确，四及时”：

　　①明确职责，及时收集。就是实施政府采购活动开始时，就要明确各种政府采购文件的收集人，把任务落实到具体人，如采购单位明确有关采购人员（采购代理机构明确项目部有关人员）负责收集招标文件、投标文件、评估报告、定标文件、合同文本等采购文件的收集，明确相关财务人员负责收集政府采购预算、采购计划、资金来源组成证明等采购文件的收集，使他们在采购活动期间，都能够严格按照《政府采购法》的要求收集政府采购文件资料及相关的活动记录。做到政府采购活动进行到哪里，采购项目档案就及时收集到哪里，切切实实做好采购文件的原始资料收集工作；

　　②明确时限，及时送交档案资料。就是明确各责任人在什么时间内要将收集好的采购文件资料，及时送交本次采购活动中整理政府采购档案的专门人员，如有的采购代理机构规定收到合同文本3日内必须送交，采购活动结束后20日内必须送交评估报告等等不一一列举；

　　③明确要求，及时整理政府采购档案。就是明确对收集来的采购项目文件材料，有关人员应逐件针对以下情况进行检查：一是同一事由的文件是否办理完毕,是否收集在一起,是否是生效文件；二是采购文件材料是否齐全完整，有无缺页少项，有无使用圆珠笔、纯蓝墨水钢笔等易褪色笔等；三是归档的采购项目文件，是否符合本次采购形成规律和特点等。然后及时进行条理化的分类、排列、编目、装订，使政府采购项目档案由零乱到系统；

　　④明确手续，及时移交政府采购档案。就是采购文件整理完毕，移交至档案室统一保管时，双方应明确手续，这样，既能促使整理人保证质量，又能有效防止档案不被散失。具体操作方法是整理人应预先制作采购档案移交表（一式两份），双方清点移交后签名盖章，各自保存一份。

　　五、政府采购档案不能随便对外提供。现实中经常发现这样一种现象，就是一些采购代理机构的业务人员见采购人不会制作招标公告等采购文件，就将类似采购项目的采购档案拿给或借给相关采购人模仿。有的采购单位相关人也这样做，将自已的采购档案借给其他单位学。这种行为看起来似乎不错，但实际上是违法的，它违反了《档案法》关于档案所有者对外公布档案资料，必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人合法权益的规定。因为，政府采购档案在性质上属于国家所有的档案，其对外公布一要履行批准手续，须经分管档案的负责人批准，重大项目的采购档案还须报经一把手批准；二要征得档案中相关投标人和中标供应商的同意，否则，就会泄露投标人的技术机密或商业秘密等，落得侵犯他人合法权益的坏名声，此外，将政府采购档案随便拿给或借给他人，还容易使档案散失或损坏，所以，政府采购档案不能随便对外提供，也不能随便拿给或借给他人。

　　另外，在实务中还须注意两点：一是经批准，有关方面利用本单位政府采购档案时，要告诉对方不得伪造、涂改、拆散、损毁和丢失。要告诉对方应尽量用复制件。因为只要档案复制件上印有档案保存单位印章标记的，即具有与档案原件同等的法律效力。对方归还时，要认真检查，以防损坏等；二是未经批准，任何单位和个人不得擅自在报纸、刊物、图书、电台、电视台等媒介上公布政府采购档案，一经发现，应及时报告政府采购监督管理部门和同级档案行政管理部门查处。

　　六、政府采购档案监督检查不能成为被遗忘的角落。《政府采购法》第七十六条规定，采购人和采购代理机构违反本法规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以2万元以上10万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。这充分说明，政府采购档案工作是政府采购监督管理中的一项重要内容。我们平时对采购范围、采购方式和采购程序的执行情况进行监督检查的同时，也不能忘记对政府采购档案工作的监督检查。

　　可不少事实表明，在不少地区，对政府采购档案工作的监督检查，已经成为被遗忘的角落。一些地区自推行政府采购制度以来，政府采购监督管理部门从来没有对采购人、采购代理机构所进行的政府采购档案工作检查过，甚至于在他们所订的监督检查制度中也没有这方面的内容；也有的地区虽然有这方面的监督检查制度，但一直是纸上的东西，也从来没有实施过；也有的地区，监督检查人员在工作中也发现采购人和采购代理机构存在隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的问题，却是从来没有查处过，听之任之。如此长期下去，不仅制约政府采购事业的发展，更重要的是将会使更多的采购人和采购代理机构，自尝不重视政府采购档案工作的苦果，因此，各级政府采购监督管理部门必须切实负起责任，切实加大对政府采购档案工作的监督检查力度，并长期坚持下去，千万不能让它成为被遗忘的角落。