一次监狱监控系统设备招标

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一、项目背景

　　由于切实需要，该监狱于2003年年初向云南省财政厅申请财政拨款对其内部监控系统设备的采购及安装进行招标，经审批由云南省政府采购中心负责该项目的实施，云南省政府采购中心委托云南招标股份有限公司以公开招标方式组织该项目的招标过程。

二、项目招标情况简介

　　本项目的最终用户单位为4家监狱，因此本次招标项目招标文件以每家监狱的需求进行划分，分为4个标段，本文重点所述的某监狱所在标段为D标段，由于本招标项目处于比较特殊的“非典”时期，及本身所提技术方案及要求等原因，先后两次以公开招标方式进行招标，才比较圆满地完成了采购任务，具体情况如下（仅对本次招标项目中D标段而言）。
　　（一）招标过程
　　接到委托，云南招标股份有限公司按照指定的方式组织了第一次公开招标，招标机构严格参照用户提供的技术方案、产品参数要求等资料，制作了招标文件并在相关媒介发布了招标公告，邀请国内供应商参加投标，有8家供应商购买了招标文件，至投标截止时间共有6家供应商按时递交了投标文件，所有投标文件均予以现场开启，并进行了唱标、记录。由于当时处于“非典”时期，参加开标会的只有云南省政府采购中心、用户单位及公证人员，所有投标人均未到场，因此，开标会结束后即将开标记录以传真形式发给各个投标人，并由各投标人予以签字并回函至云南招标股份有限公司进行确认。随后，评标委员会按有关规定进行评标。投标人A、B报价超预算，不予详细评审；投标人C资质不符合要求（无安全技术防范资质），投标人D、E所投标产品与招标文件所提技术要求一一响应，无偏离，投标人D的投标报价较投标人E稍低。经评标委员会认真审阅，最终推荐投标人D为第一中标候选人，投标人E为第二中标候选人。评标会结束后，用户对6家投标人的投标文件进行了认真的审核，发现均不能达到其实际使用要求，因此，用户向云南省政府采购中心申请重新组织招标，接到云南省政府采购中心的通知后，云南招标股份有限公司本着认真负责的态度组织了第二次评标，评标委员会首先对被推荐为中标候选人的投标人D、E的投标文件进行认真审阅，发现确实不能达到用户的要求，之后又对其余4家投标人的投标文件进行了详细评审，经审查发现所有投标均达不到用户要求，建议用户对其技术方案和设备技术参数配置加以细化后重新招标。云南招标股份有限公司和用户以书面形式将第二次评审结果报云南省政府采购中心。
　　其后，云南省政府采购中心再次委托云南招标股份有限公司组织公开招标。经过招标机构与用户认真核实招标文件，再次发布招标公告进行公开招标。有7家供应商购买了招标文件，至投标截止时间共有5家投标人按时递交了投标文件，并予以开启、唱标、记录及签字确认后由评标委员会按有关规定进行评标。投标人A、B的投标报价均超预算，投标人D报价较投标人C、E偏低，投标人C、E所提供的产品技术参数与招标文件一一响应，投标人D所提供的部分产品较招标文件有正偏离，其余产品一一响应，同时，投标人E的报价又较投标人C报价偏低，因此，最终推荐投标投标人D为第一中标候选人，投标人E为第二中标候选人。评标结束后，用户对所有投标文件进行了仔细的审核，最终同意评标委员会的意见。
　　（二）案例解析
　　1.业务总结
　　本次招标项目的设备为监控设备，云南招标股份有限公司已承担过多次类似项目的招标工作，但是由于本次招标项目时处“非典”时期，各投标人未能进入项目现场进行现场踏勘，且用户提出的设备配置与实际要求稍有偏离，因此在投标时，各投标人只能根据招标文件中所列设备的技术参数一一响应投标，造成在不同程度上达不到用户使用要求，导致所有投标被拒绝。招标机构在类似情况下应特别注意，要为用户提出切实可行的解决办法，如云南招标股份有限公司在最近的信息化智能系统集成招标前，即建议用户单位请2家比较有实力的、业绩较好的企业提出方案设计并提出设备配置，请专家进行比较，选出能实现用户要求的方案，这样就避免了像该监狱项目这样的情况的发生。
　　2．中标、落标点评
　　由于监控设备属特殊设备，使用单位也较特殊，如何响应招标文件的技术要求、提供具有针对性的售后服务和质量保证，以及对商务条款的响应成为影响是否中标的主要因素，供应商对上述条款应予以重点关注。
　　政府采购项目是招标中比较特殊的一类，对用户单位来讲多为机关事业单位，自身筹集资金比较困难，因此，要求投标人对其报价进行严格的控制，也正因为如此报价成为尤为关键的内容，若投标报价超过预算价格，等于直接被宣判为废标。
　　其次，正因为监控设备的特殊性，要求其售后服务和质量承诺要有针对性，不能是泛泛的放之四海而皆准的。对于本项目来讲，用户为监狱，因此要求监控设备24小时保持正常使用，对投标人而言，能否考虑用户的特殊要求，提供适当的备品备件库，首先保证用户的正常使用要求，在维修上也应提供有针对性的内容，这样才能打动评委及用户单位。
　　再次，应按招标文件要求提供各种资质证书、鉴定资料等资格证明文件。对招标文件的商务条款做出明确的响应。
　　最后，投标人应按招标文件所提技术要求进行响应，对部分产品可适当改进，提出合理化建议，以示对招标工作的充分支持。
　　3．采购单位招标不成功原因分析
　　由于本项目处于“非典”的特殊时期，第一次招标时用户单位所提方案及设备配置与其实际要求稍有偏离，而投标人未能进入监区进行现场踏勘，对招标文件中的方案及设备配置中不足之处未能提出改进方案，均予以一一响应投标，造成全部投标均被拒绝。
　　采购单位应采取切实可行的手段提出满足其使用要求的方案及相应的设备配置，争取尽快达到招标目的，避免造成重复招标，延迟工期。
　　4．对各投标人的建议
　　政府采购项目较一般的项目有其特殊性，前文也讲到了，其用户多为机关事业单位，筹集资金相对比较困难，因此其预算价格对投标人可说是第一道关卡，通过此关卡才能进入下一轮的评审。因此，各投标人在投标前应做好充分的准备，闯过报价这一关，剩下的就是如何编制好投标文件。
首先，投标人应根据项目特点，抽调有关人员成立投标小组，并根据招标文件要求，了解招标的目的，同时了解潜在的竞争对手的情况，正所谓知己知彼，方能做到百战百胜。
　　其次，投标人在编制投标文件时，一定要切实做到实质性的响应招标文件中要求的商务及技术条款，否则很难通过实质性审查。
　　再次，也是很重要的一点，就是投标人的商业信誉。在很多招标项目中，明确提出要求投标人提供其“重合同，守信用”的证明文件，而信誉包含很多内容，如供货、售后服务、质量承诺等。如某个项目的招标中，有一家投标单位是国内知名度较高的企业，但近两年其商业信誉下滑，在业内人人皆知，因此在投标时评标专家就提出了其售后服务很难得到保证，并得到了普遍认同，最后这家企业在排名上仅位居第三，尽管其标书制作相当不错，仍然未被推荐。
　　还有一点，在编制投标文件时，要字斟句酌。
　　对于各投标人来讲，拿到招标文件的第一件事，不是急于看技术要求，而应全面的阅读招标文件在商务、技术等各方面的实质要求，在商务及技术条款上均要做到充分响应招标文件要求。而很多投标人却恰恰相反，往往只注重技术参数的响应，对商务条款的响应程度较差，招标文件中很多内容已描述的相当清楚，却又一遍遍的打电话到招标公司进行询问，也正因为如此在综合评审中使得很多投标人因为商务原因而落马。
　　最后，投标人应尽量与用户单位进行沟通。因为用户较为特殊，有时在提出技术要求时并未充分体现其要实现的功能，与用户及时有效的沟通，可详细了解招标项目的具体情况，充分熟悉用户的具体要求，才能尽可能的提出合理化的建议。有部分投标人因为不注重现场踏勘，导致不了解用户的具体需求，只能对招标文件一一响应，结果导致其投标被拒绝。

（作者单位：云南招标股份有限公司） 作者：苏同波 韦龙义