本帖最后由 gzztitc 于 2016-8-9 08:40 编辑
进来看看中国银联是如何采购的
原创 2016-08-05 白晶 [url=]中国政府采购杂志[/url] 中国政府采购杂志
规范化是企业采购的基本要求，也是衡量企业采购成熟度的主要标准。作为企业生产经营的重要一环，采购不仅仅要实现内控、确保规范，同时还兼顾着降低生产成本、提高供应效率、保障企业健康发展的服务职能。因此在规范采购的前提下，如何辩证、妥善地处理好规范与服务、效率、效果等方面的关系，成为采购工作必须重视和研究解决的问题。笔者结合中国银联近十年来规范采购的操作实践，就如何实现规范与服务、规范与效率、规范与效果的平衡进行初步探讨，供同行们研究参考。
关于规范与服务的辩证关系
实践中，常有人认为规范淡化了采购的服务职能，影响了采购服务的效果，实质上这是对规范与服务关系的错误理解。透过现象看本质，规范是采购工作的根本，服务是采购工作的职能，规范与服务是相辅相成的。没有规范，服务就是无根基的空中楼阁，经不起时间的考验；没有服务，规范就是死水一潭，看不到生机和活力。采购工作的重点，就是抓住规范和服务的关系切入点，将两者的关系辩证地调整到最佳状态，在规范基础上的提供有效的服务，同时也要摒弃那种打着服务的旗号逃避规范的做法。 实践中，中国银联通过推行大采购的服务理念，在平衡规范与服务的关系方面进行了有益的尝试。主要做法是：
1.在需求编制环节，强化采购服务，帮助需求部门解决需求编制的难题。
例如，组建跨职能团队协助需求部门开展需求调研，编写和设计需求；对于专业性要求高的需求，引入供应商协助论证需求、完善需求，确保需求与公司业务对接、与市场现状及发展趋势对接，保障需求可采、易采。这种急需求部门所急、想需求部门所想的需求服务理念，广受需求部门欢迎。
2.在采购实施环节，强化采购规范，确保采购实施依法合规。
规范的采购实施包括采购信息的公开、采购程序和行为的规范、评审过程的独立和公证、以及采购结果的公平和公正，等等。由于采购前比较充分地进行了需求论证，尽可能地规避了采购过程中可能出现的问题，保证了采购实施过程的规范和严谨；公开、规范的采购流程，也充分地调动了供应商的参与热情，促使其公平竞争，合理报价，保障了采购结果的合理和公正；在了解市场现状和需求调研基础上，需求部门也能够充分地肯定和认可这种基于公开、公平和公正条件下的采购结果。
3.在合同履约环节，强化协作配合，实现规范和服务的有机结合。
一方面，建立合同履约跟踪机制，采购部门与需求部门定期沟通合同履约信息，及时解决履约过程中出现的问题，确保供应商严格按照采购合同如期保质履约，保障采购结果如实兑现；另一方面，根据履约情况，共同总结分析采购得失，科学开展采购后评价，为公司业务决策提供参考，为后续需求设计和采购实施提供借鉴，不断改进完善相关工作，保障了公司业务的持续健康发展。
关于规范与效率的辩证关系
规范与效率是采购工作的永恒主题，贯穿于采购工作的始终。实践中，二者常常被披上矛盾的外衣。其实不然，规范是采购工作的灵魂，效率是采购工作的生命，二者是相互依赖、并存的。如果没有规范的采购流程，一味地追求采购效率，就可能是盲目冒进，导致采购工作的失败；但机械地遵守规范而不是主动地创造条件去提高效率，就会失去采购的活力，限制了采购职能的发挥，失去了规范采购的价值。
近年来，中国银联在强化规范采购的同时，积极创新采购实施，在实现规范与效率的辩证统一方面进行了积极的尝试。实践结果证明，只要目标正确，方法得当，规范和效率是可以实现相辅相成、辩证依存的。
1.依法确定采购方式，大力推广协议定点采购，在确保规范的前提下，努力提升采购效率。
比如对公电脑、网络设备等采购品目，严格按照国家规定公开招标，但在公开招标的基础上，实施协议定点采购，一次采购，分批供应，即保障了采购实施的规范性，又实现了需求供应的准时制，满足了公司业务发展的需求。以2015年为例，共实现办公电脑协议供货订单50余批，平均采购时效仅为常规项目10%左右。目前银联已对近40余个采购品目实现协议定点采购，采购时效较其他项目大幅缩短。
2.积极推进采购业务的标准化，以规范的采购行为来推动采购效率的提升。
如依据采购方式分类设置并推行采购时效承诺制，明确采购各环节的工作流程和标准时间，并公开告知，这种精细化的管理既提高了采购实施的计划性，也增强了各环节对采购工作的支持配合力度，保障采购工作的规范有序开展。同时，建立了覆盖各类业务的采购需求和文件编写模板，各类采购合同范本，有效减轻了需求编制和合同律审的压力，在保障规范的同时，有力地提高了各项业务时效。
3.建设采购管理信息系统，通过采购业务的电子化运作推动规范与效率的有机统一。
目前，银联采购管理信息系统实现了自采购需求提交、采购文件审批、供应商文件购买、合同签署、以及履约跟踪等采购业务的全流程电子化操作；并与公司财务、技术等平台实现业务对接和信息共享。通过采购管理信息系统，采购各环节不仅可以跟踪采购进程、查看信息，还可以完成简单需求的电子采购，申领采购中获得的优惠资源等。便捷、透明、顺畅的采购电子化运作，不仅有效地降低了沟通成本，提高了采购效率，而且在实现采购决策的程序化、业务流程化、行为标准化方面取得了重要的成效，达到了规范和效率相结合的完美境界。
关于规范与效果的辩证关系
采购效果包括采购质量和价格，结果与需求的契合度，采购实施的合规性、采购队伍的廉洁自律等内容。有时采购结果可能与需求部门预期的结果有一定的偏差，于是有人认为规范影响了采购的效果。其实采购的效果受需求的规模、采购人员的专业性、供应商的竞争性等多种因素制约，规范的采购流程实质上已经在最大范围内降低了上述因素对采购工作的影响，也是目前努力做到保障采购结果的最好方式。工作中，既要强调规范对采购效果的影响，也要防止重效果忽视规范的情况发生。 在保障规范和提升采购效果方面，中国银联采取了以下管理措施：
1.强化采购资源的统筹整合，通过提高集约化水平实现采购效率和效益的双赢。
依托采购的计划管理，通过整合年度内同类采购需求并统一采购，既避免了同类需求的多次重复采购，规避了化整为零采购的合规风险，也合理扩大了采购单次的规模，降低了采购成本，提升了采购时效。近年来，通过统筹，单次采购最多整合18个专业项目所需的400多台IT设备，整合后的单次采购规模最高近亿元，采购节资率大幅提升。
2.实施采购业务的分类管理，以规范化、专业化、精细化的采购推动采购效能的最大化。
结合采购品目的特点，分类制定采购工作策略。对于工程等招标项目，严格按照相关规定规范采购，并通过规范引导竞争，保证质量；对于标准化程度高、时效性要求强的服务类非招标项目，通过框架协议选择多家供应商，当具体需求发生时再结合需求情况在供应商中进行比选，在规范采购的同时既保障了需求供应的灵活性，也提高了采购结果与需求的契合度；对于需求复杂、市场资源稀缺、时效性要求低的谈判项目，加强需求调研和供应商资源开发，通过提升采购的竞争性进而保障合理的采购价格；对于需求特殊、紧急的项目，则建立专项工作机制，安排专人跟进，提前调研，确保资源按时优质采购到位。
3.强化采购队伍的能力建设，以专业、规范、廉洁的采购实施保障和提升采购的效果。
如按照采购品目分类设置采购经理，由其全面负责相关品目的市场调研和供应商资源开发，对采购项目实施承担首要责任。通过实施采购经理制，不仅提升了采购人员对采购行业信息和发展趋势的了解程度，还调动了其学习和研究公司业务的热情，有效提升了采购人员的专业能力和业务素养，在实现采购需求与供应市场对接、采购对公司业务的反哺和保障方面效果明显；另一方面，通过拥有对等甚至更加丰富的信息资源，实现采购人员与供应商的平等对话，也为评审人员提供更加有效的谈判筹码，掌握采购工作的主动权，确保采购效果体现或接近真正的市场价值水平。如通过廉政建设，明确了采购人员与供应商接触的双人制，实行廉政事项的一票否决，确保采购队伍的廉洁自律，多年来中国银联未现过廉政问题，未收到供应商的有效投诉。
4.加强供应商的关系维护和协作管理，以合作共赢的采购理念引导供应商诚信履约，确保采购成果落地。
经验表明，一个企业如果将25%-30%的管理精力投放在供应商的质量管理上，那么企业质量水平至少可以提高50%以上。银联通过构建完善的供应商管理体系，定期与供应商进行交流互访、学习分享，加强与供应商的合作和联合改进，采购项目实施质量明显提升；通过召开供应商大会，实行供应商的分级考评，奖优罚劣，着力于供应商的培养和优化，供应商的参与热情和服务效果明显增强，采购供货及时率和需求评价满意度逐年提升，接近峰值。经过近十年的采购合作，银联构建了覆盖业务、技术、营销、工程等领域的3000余家供应商信息库，保障了银联诸项采购项目的顺利实施，为中国银行卡产业的健康发展发挥了重要作用。
采购是企业供应的源泉，承担着保障企业发展的使命；采购代表着企业的形象，是连接企业与市场的桥梁，采购质量的好坏，直接决定企业未来的成败。规范、服务、效率、效果都是采购工作的重要组成，缺一不可，在实践中它们相互影响，相互依存，既是科学，也是艺术的辩证统一。事实证明，只要认清规范采购的本质，掌握服务、效率和效果的真正内涵，从采购业务需求的实际出发，以正确的方法开展采购实施，不断总结，提炼改进，就会逐渐接近规范与服务、规范与效率、规范与效果相辅相成、平衡发展的境界，发挥采购应有的作用和专业价值。
（本文作者单位系中国银联集中采购管理办公室）
采编部电话：010-68580916 发行部电话：010-68585928
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发表于 2016-8-9 08:39:02
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发表于 2016-8-9 13:14:38