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优秀招标代理从业人员应具备的素质

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发表于 2010-9-10 11:19:07 |只看该作者 |倒序浏览

   《中华人民共和国招标投标法》颁布十年间，我国的招标代理行业得到了蓬勃发展，从业人数急剧增加，各地也相继出台了一些相关的资质或资格考试，如：江苏省的招标代理上岗证书、上海的招标工程师；今年，人力资源和社会保障部办公厅及国家发展改革委办公厅印发了《关于2009年度招标师职业水平考试有关问题的通知》。这一切都表明：有关管理部门对招标代理从业人员的综合素质要求是“高标准、严要求”。要想成为一名优秀的招标代理从业人员，除了具备相关的法律、法规知识外，还必须具备所代理业务的技术和经济知识、较强的文字处理能力、良好的沟通能力、较高的服务质量和服务意识、认真细致的工作作风和廉洁自律等素质。

一、相关的法律、法规知识
      熟悉各行业、各部门、各地方的法规和规章制度，是成为一名优秀的招标代理从业人员的首要条件。在《中华人民共和国招标投标法》的指导下，各行业、各部门、各地区都出台了具体的法规或指导意见。根据行业的不同，项目可分为水利工程、建筑工程、铁路工程、公路工程等；在同一项目中，又分为设计、勘察、施工、监理、设备采购等。如果对法规不熟悉，不仅不能为业主提供准确的招标建议，甚至在业主有违反法规规定的行为时，也不能及时指出、予以纠正。以下是我遇到的典型案例之一：
   某项目进入了评标阶段，投标人A和投标人B最终得分完全一样，招标文件中规定：投标人得分相同时，业主可以任意选择一家作为中标人。参加评标的业主代表表示，需请示领导后才能决定。事后，业主代表与我协商，要求组织投标人A和投标人B再次报价，价低者中标。我当即向业主代表说明这样的做法违反《招标投标法》的相关规定，并竭力劝说他放弃这种想法。然而业主代表一意孤行，认为这样做是为单位节约资金，遂自行组织投标人A和投标人B重新报价。最终投标人A报价最低，被选为中标人。对此，投标人B不服，向监管部门提起投诉，管理部门在调查核实之后对业主进行了处罚并宣布重新招标，业主“搬起石头砸了自己的脚”。
此案例提醒招标从业人员注意的是，相关管理部门在监管过程中会根据新时期的新情况不断修改有关的法规和规章，因此，一名优秀的招标代理从业人员需要不断学习，及时更新自己所掌握的法律、法规，并能灵活运用。

    二、技术和经济知识
技术和经济知识是衡量一个招标代理从业人员所提供的服务是否专业的标尺。
缺乏对相关行业的了解，则不能提出既符合资质条件又符合潜在投标人实际情况的资格条件。资格条件过低，报名单位数量过多，将导致恶性竞争，也给后面的招标、评标活动带来大量的工作；反之，报名单位数量太少，则不能形成有效竞争，不仅不利于降低报价，还有可能导致投标人联合起来哄抬报价。不管出现什么情况，两者都不利于业主从中选择质优价廉的中标人。
缺乏相关的技术知识，就不能提出符合项目实际情况的技术规范和技术要求（如设计任务书、勘察要求、监理要求、施工要求等），或不能对所采购的设备提出适合的规格型号和技术要求，导致后续的服务、施工或供货出现扯皮和争议。
缺乏相关的经济知识，就不能对工程量清单或投标报价做出准确描述和要求，或对设备的各类报价（CIF、CIP、FOB、EXW等）所包含的内容不甚了解，都有可能在中标之后对中标价包含的内容产生较大的分歧和争执，导致合同谈判或结算无法进行。
尽管招标文件中的技术要求通常由业主或设计单位提供，但作为招标代理从业人员，具备相应的知识还是非常必要的，下面是我遇到的典型案例之二：
在代理某市一个冰蓄冷中央空调招标项目时，我们拿到了业主提供的技术要求，经过认真分析，发现这份技术要求与潜在投标人A生产的产品完全一致。原来，冰蓄冷中央空调是一门新技术，在国内成功运用的实例屈指可数，当地的设计院没有冰蓄冷中央空调设计能力，业主只好在全国仅有的三家潜在投标人中选择了一家，请其提供设备的技术要求并进行施工图设计，于是，投标人A顺水推舟将自己产品的技术要求和规格型号列入其中。如果依据这份技术要求进行招标，无疑只有唯一的中标人，中标价格会很高。和业主陈述利害关系后，我们在上海找了几位有关的专家，请他们对这份技术要求进行修改，务必使三家潜在投标人都有机会中标。经过一系列的招标程序，投标人B中标且中标价远低于业主原先的询价，业主对招标结果十分满意。
值得一提的是，招标时遇到的技术、经济知识面非常广，涉及到各行各业，任何一个从业人员，无论以前所学是什么专业都不可能面面俱到，因此，一名优秀的招标代理从业人员需要根据所代理的业务不断进行“充电”，即使不能做到门门精通，也一定要有一定程度的了解。

三、较强的文字处理能力
较强的文字处理能力是一个优秀的招标代理从业人员的基本要求。
招标文件短则几十页，多则几百页，没有扎实的文字功底是无法做到层次分明、条理清楚、不重复、不遗漏的。除招标文件外，招标过程中往来的一些文字资料，如补充文件、答疑文件等，都是签订合同的依据，如不能对双方的权利和义务作出清晰的描述、对各专业施工的界面作出准确的界定，甚至一个错误的标点符号，都会在合同实施过程中产生纠纷和争执。

四、良好的沟通能力
良好的沟通能力是招标代理工作顺利开展的前提条件。
工程项目参与方众多，常见的有各级管理部门、业主、业主顾问方（项目管理公司、设计单位、监理单位、造价咨询单位、法律顾问）、投标人等。各方站在不同的立场，对项目的理解和要求并不完全相同，提出的看法可能是互相矛盾，甚至是对立的。这时，招标代理在中间起着桥梁的作用，及时协商、沟通，将各方的意见归纳、汇总并达成一致。
首先，在遵守法律、法规的前提下，向业主提供各类招标方案供其选择或参考；其次，要与业主顾问方沟通，将他们提出的建议一一进行分析，保留有利于项目的内容，去除不利于项目或不符合规定的内容；再次，将上述招标方案与管理部门沟通、协调，取得支持，如果不能达成一致，还要将管理部门的意见反馈至业主，制定新的招标方案；最后，将招标要求贯彻至众多的投标人，让其了解项目概况、招标目的和意图，促使其有的放矢地制作出高质量的投标文件，最大限度地满足招标文件要求。对未中标单位或一些产生误解的投标人，要做好解释工作。
组织、召开、主持答疑会、开标会和评标会等，无疑也需要较强的语言表达能力和良好的沟通能力。

五、较高的服务质量和服务意识
服务质量和服务意识是一个招标代理从业人员能否获得业主认可、能否持续发展的秘密武器。
每一位招标代理从业人员都知道要为业主提供以下服务：提供招标建议、编制招标计划、发布招标信息、起草招标文件、编制工程量清单、组织现场踏勘、组织标前答疑会、组织开标会、组织评标会、编制评标报告、办理中标通知书、起草合同文件、参与合同谈判和签订。实际上，这些只是招标代理的常规服务，如何为业主提供更深层次的服务，则与每个从业人员的服务意识有关。以下是我遇到的典型案例之三：
在代理某市一个加层工程的施工招标时，我们根据业主提供的图纸做了标底，大约在900万元左右，却未获得业主认可。通过复核标底，工程量计算无误，材料价格套用当地的定额和同期指导价，这说明标底是准确的，但业主为何不予认可呢？原来，业主在立项之前曾请某造价咨询单位估算了标底，估算价在600万元左右，经主管领导批准后委托一家设计院进行设计。现在标底超过批准金额的三分之一，超出的资金没有着落。经过认真审核图纸，我们发现设计师在设计过程中为求保险，安全系数放得较大，钢筋也比常规使用的要粗并且数量多，导致投资额大幅增加。是否可以降低钢筋的规格、减少钢筋的数量呢？是否可以减小梁柱的尺寸呢？经过计算，上述想法完全可行。我们将己方的建议提出，业主与设计师沟通后变更了图纸，最终标底价定在700万元左右。经过有序竞争，中标价为600多万元，业主非常满意。通过这个小工程的招标，业主和我们之间建立了友谊和信任，接连签订了几个代理合同。
对每个项目而言，招标过程基本一致，但招标内容并不完全雷同。由于建设工程的复杂性和唯一性，每个项目都有其各自的特点，不同的业主也有不同的要求，能否根据其不同特点、不同要求提出有针对性的、切实可行的建议，除了专业知识外，最重要的就是你是否有深入的服务意识。在招标过程中，通常会有很多不同的因素制约着招标进度，比如：报建报批的原因、设计的原因、投资的原因等等，这个时候我们是事不关己，等业主铺好道路才去完成程序性的工作呢？还是积极为业主想办法、出主意，主动帮助业主解决实际困难？不同的服务质量和服务意识，给业主留下的是不同的印象，带来的是不同的结局。但有一点是可以肯定的：每个业主都不希望花钱请来的是一个仅仅走程序的招标代理公司。

六、认真细致的工作作风
认真细致是招标代理从业人员的必备要求。
招标代理从业人员每天面对大量的文字工作，招标文件或工程量清单动辄上百页，一个招标过程下来，累积的资料高达一尺或更多，要想不出错或者少出错，靠的就是认真细致。
在评标过程中，更需要认真细致，否则可能会犯下不可饶恕的错误。下面是我遇到的典型案例之四：
在某弱电工程评标时，招标代理从业人员X事先准备了评标办法供专家使用，评标过程很顺利。在公示评标结果时，投标人A提出质疑认为：根据评标办法规定，得分不可能超过100分，而排名第一位的投标人B得了103分，这其中有“猫腻”。经管理部门调查，原来在制定招标文件初搞时，评标办法以加分为主，最终得分有可能超过100分，经过反复修改，评标办法终稿由加分变为扣分，满分为100分，换句话说最终得分不可能超过100分。由于粗心，X提供给专家的评标办法是初稿，导致评审结果错误。投标人A向上级主管部门投诉，认为X与投标人B勾结，故意帮助其中标。最终，管理部门宣布重新招标，不仅给业主造成了不可弥补的损失，而X也经过反反复复的澄清才洗清了自己与投标商“勾结”的罪名。

七、廉洁自律
廉洁自律不仅仅是法律法规的要求，也是职业操守，更是做人的道德底限。
公开招标项目通常是国有资金或贷款项目，尤其是建设工程类招标，中标金额巨大。由于市场竞争的激烈性，少数投标人为达目的不择手段，掌握着招标过程中很多秘密的招标代理从业人员往往成为其收买的对象。遗憾的是，我亲眼目睹了一位同行因受贿被判刑五年，而揭发他的正是向他行贿的投标人，一闪而过的贪念毁了他的一生。多年来，这件事情时刻鞭策着我——保持警惕，廉洁自律。
当然，成为一个真正优秀的招标代理从业人员，要具备的素质还很多：积极乐观的性格帮助你与客户、管理部门或投标人之间建立信任；健康的身体帮助你胜任繁忙的工作；在遇到不可预见事件时，正确处理事件的快速反应能力使你掌握主动权；而对本职工作的热爱将使你一直充满活力和干劲。