《造价师（第271期）》投标心得：投标文件校对

大力

《造价师（第271期）》投标心得：投标文件校对

廖永利

投标文件编制初稿完成后，要对其内容、文字、图表进行必要的检查和校对，从而发现并消除电子版及文本投标书中存在的文字、排版、印刷方面的问题，从而保证投标文件的编制和印刷质量。根据个人在投标文件校对工作当中碰到的问题和解决办法，总结如下：

一、避免重点项目的缺、漏、错：
不是有了符合招标文件规定的资质、业绩、产品就能够自动中标，还需要我们投标工作人员做出很大的努力才能实现我们企业的经营、发展目标。
需要仔细对照招标文件的格式要求。招标文件中往往是对于关键的技术、造价要求单独标明，很多项目招标对于这部分内容是以星号（*、★或●等）进行标注；对于这些关键内容要做到“缺一不可”，因为一旦出现这方面的缺项、漏项，结果往往是投标文件被评标专家委员会“废标”。对于所有参加的投标工作人员来说，很长一段时间内的工作成果等于零。我们就是要通过仔细的校对、审核来尽量避免出现这种问题。
尽管香港明星成龙给格力空调公司所作的广告中反复宣传：“好空调、格力造”，在“格力空调状告广州市财政局”案例中，格力空调公司在广州番禺中心医院的变频多联空调的投标中价格低却未能中标。从投标工作者的角度来说，废标的原因就是格力投标文件未响应招标文件，尤其是带星号的要求。这些带星号的问题对于格力空调的技术人员来说并不难解决，关键是相关负责人都要引起高度重视，投标文件中要尽量避免出现文字的歧义，进而避免类似的事件再次发生。
我经历过在一次空调采购：一家报价的供应商把空调的室内机和室外机的技术参数给“颠倒”过来，造成室外机的安装位置不够的采购人不能接受的情况；事后通过对供应商的报价人员调查：是由于供应商的技术人员是在文件的“粘贴”、“复制”位置不当造成的错误；如果由公司内部其它技术人员进行复核、审查一下，这种错误是非常容易发现出来，完全可以成为中标的成交供应商。

二、注意文本的选择：
招标文件中有规定样表、示范文件样本的最好直接选用，没有的参照公司内部的文本进行编制、调整而来，并可以参照相关主管部门、行业的投标文件中的示范表格、文字，示范表格、文字往往是经过很多的行业的专家、从业人员反复进行推敲过的，需要涵盖的内容比较完整，用词也更加规范。
投标文件中常见的问题是该注明企业、人员名称、时间的忘记注明或调整。
需要注意的是不同主管部门、招标代理单位、招标人往往是选择自己熟悉的招标、合同文本，对于投标人的技术要求也是各有侧重；投标方想要靠一种通用的投标文件不加修改就能够“打天下”的做法往往是并不可行，做法也不可取。

三、 注意数字方面的问题：
数值方面的错误是多种多样的，常见的就是投标报价数值或单位错误、投标文件中的时间与招标文件中的要求不一致，技术规范、标准的标准名称、代号、年份有误等。
现在网络的应用已经很普遍，很多的专业的网站都提供在线的标准查询服务，并且是免费的。对各个标准要逐一进行复核，必要时还要核对标准的正文；很多网上书店还提供电子版的图书资料销售服务，购买起来也是非常方便的，对于不能准确提供正文的内容，还是要少说或不说，以免说出了过多的“外行话”，让评委对投标文件的留下不好的影响。

四、校对方式的选择：
校对方式一般分成两种形式：一是对电子版的文件进行检查、复核，另外一种方式就是把所有的文件全部打印出来进行校对。电子版文件的校对经济、快捷，查找到错、漏、缺以后，可以立即进行修改。查看的过程最好是采用相关软件的“打印预览”模式，但是对于一些以不同字体颜色标注的内容，彩色的预览模式并不能发现，偏浅的如黄色、绿色等颜色要尽量不要使用。
打印稿的缺点是投标文件一般内容都比较多，前后核对困难，查找起来也不方便，相关文本对照查找繁琐。
从实践中看，两种方式各有优缺点，需要相互辅助进行验证。
不管是是否采纳校对人的意见，调整人都要给校对者个明确的“说法”，必须保留的内容一个不能少，可改看不改的内容要注明，避免对同一部分内容反复进行校对、审阅。

五、删掉引用规范或相关要求中的“应”、“宜”、“可”等语气用语：
投标技术文件中免不了要引用技术规范，有不少内容要引用到相关的技术规范、规程、标准、公司体系文件相关要求、作业指导书内的等相关内容。在工作常用的技术规范中词语说明很多都有如下类似的说明：
为便于在执行本规范条文时区别对待，对要求严格程度不同的用词，说明如下：
1）表示很严格，非这样做不可的用词：正面词采用“必须”，反面词采用“严禁”。
2）表示严格，在正常情况下均应这样做的用词：正面词采用“应”，反面词采用“不应”或“不得”。
3）表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样做的用词：
正面词采用“宜”，反面词采用“不宜”。
表面有选择，在一定条件下可以这样做的用词，采用“可”。
我们投标文件就是要告知招标人、评标专家：在这个具体的投标文件中，我们由符合相关资格要求的人员选用的是某种明确的做法、采取的什么样具体的措施；而不能让招标人或者是专家来给我们进行选择。

六、文章排版常见的问题：
对于一份几百页的投标文件来说，缺少了页眉、页脚和目录，查找、核对都费劲，不光是投标方代表看不懂、找不到，评标的专家更是会出现该提供的内容找不到的情况，人为的加大了评标专家对投标文件审查的难度。
由于我们在投标文件编制过程中，往往是分“节”进行起草、汇总和整理，字体和字号的前后大小不一、段落对齐不合理、行间距大小不、项目符号及编号不统一等缺项非常容易出现，此外段落首行缺少空格，段落标识不明显也屡有发生。
由于编制人使用不同的输入法也容易出现错别字，如将“业主”打印成“野猪”，“反映情况”打印成“反应情况”，“很多”打印成“很对”等。
在排版方面，同一张表格或图片最好是位于同一页纸上，对于比较大的图表尽可能的进行调整，竖排不行就改成横排，实在不行就更换更大的纸张进行折叠处理后再装订，目的就是为了专家们审查时的方便、快捷、完整。

七、校对主体选择
对于公司内对一个确定的项目的投标文件，主要的校对主体分别有：是编制人自己校对和其它同事进行校对。
自己校对好处就是自己对整个投标文件的总体把握较好，能够贯彻一个集中的整体投标理念；他人校对的好处就是客观，一般不带个人偏见，容易发现一些常识的错误。我在一份投标文件中就犯过一个错误，就是把单位的联系电话漏了一位数字，尽管自己查看过几次都没有发现；同事一看就发现了这个问题，问他为什么能够发现，他告诉我说：“我一看就知道这段数字的长度不够！”
通过不同的项目投标实践来看，想要投标文件编制人完全检查出自己文章的错误是不可能，另外也往往不能得到很长的时间来自己校对。出于强化公司的管理，为经营发展多尽份力量的需要，由其他相关有能力的人员对投标文件的校对还是必要、行之有效的方法。

八、结语
我们编制投标书的目的就是为了争取中标，即使是由于业绩、技术实力、报价等方面的原因最终不能中标，技术文件编制人员还是希望至少不能由于内容不完整、错误过多造成废标。从投标的事后来看，尽管不是投标书中存在所有的问题都能通过校对并加以完善或调整，对投标文件的校对还是一项必要的工作，既然我们是要投标就要争取把投标文件做好。



原文经修改后已发表在《造价师》杂志第271期。

jesongong

[s:16]前几天参加一个工程招标，发现投标文件副本的法人授权书没有签字盖章。。。

starnust

目前我所代理的项目出现的小（大）问题：
1、投标文件封装不合格，有的就是打印的纸张直接用夹子一夹就装进包装袋子了。明显违反胶状的通用规定啊。
2、封装的投标文件，不按照要求把工程的名称、编号写上，甚至投标单位的名称都没有。
3、封装的袋子没有密封好。
4、投标文件的投标函大小写不规范，甚至要求有大小写，只有大写或只有小写。
5、投标函的大写不按照国家规定写。小写的单位不注意。
6、等等等等。太多了

starnust

作为招标代理人员，我认为投标文件都不能认真去做，这样的单位中标后能认真去对待吗？

heluhua

放入置顶贴招标工作参考资料投标栏。

gzztitc

人们已经习惯看到各种案例分析，包括对投标文件中低级错误的分析文章；但是，看到楼主从投标人的角度，对问题作了初步的归纳和小结的文章，还是不由得感到耳目一新；这种认真思考和总结，不断进取的精神很好，具体做法也不错！

值得大家参考和补充！

我的初步看法，还应补充和强调这3点：

第一，做好这种投标文件的校对，不仅仅是提高中标率的一种措施，也是提高从业人员水平的一种措施；要做好这样的工作，不仅仅是具体经办人员自己的事情，从业务主管到公司单位的领导，都需要重视，才能组织起来人员，做好校对。

第二，不仅仅是一般的进行校对，最好还结合本单位参加投标的类型（如是设备，还是工程；是计算机类别、电梯类别、空调类别，还是家具类别等等，常容易出问题的地方，作出规范的检查校对表格或者项目，供检查校对人员参考。那样，既提高效率，也容易检查出是否存在问题；

此外，在投标文件封装或者密封前，最好也有人进行校对，包括：盖章签字；正本的副本；报价和数字大小写；附属的资格文件复印件，等等。

gzztitc

比较好的、实用的投标心得和归纳小结