采购员应该知道的基本知识

cgsbm

一、供应商
1、缺货现象：例如：现在铜价涨非常快，每天都有一个新的价钱，鉴于此原因，本厂一些和铜相关的原材料供应商出现缺货现象，限制定料，因此不能满足本厂生产需要，现在针对此状况，尽量要求供应商备一些安全库存，多开发几家供应商，将订单分开到几家供应商，以减少供应商的负担，这样也可以在这个特殊的时期里度过难关！
2、供应商评审表：完全是按照送货的百分比来进行评分；一方面可以加强我们对自己供应的了解及认识，另一方面同时也可以明确我们优化供应商的对象。
3、采购员要开发同一种以上物料相同的供应商以作后备用。
4、要有一个具体的评分标准：根据品管部的送货情况、送货次数、以及送货的品质的百分比来评定！要求我们的供应商不管是交期，品质、价格、配合度等各方面都有提升。
5、采购员要随时注意和了解相关供应商的主要原材料在市场里的行情，以便自己对所购进的物料有一个准确的估价，以防供应商乱报价或者故意联合几家相关供应商来太高我们的单价。
6、合同要对供应商保密
7、凡供应商来访，不管是什么事，有什么问题要解决，都需告诉科长、经理，再由他们来决定是否要与供应商碰面或直接有采购员自己接待。
8、供应商开税表具体要求
a、所以内销供方都必须提供先前与采购单要求的相应税票
b、所有税票的抬头必须与公司采购订单及供方送货单三者保持一致，否则我方将拒收一切部正规的税票，因此产生税票过期，责任有供方自负，
c、供方税票所描述产品名称必须与公司订单所描述内容保持一致，且不能用全英文或代号表示，否则我司将拒收此票
9、回复物料交期要将最新、最准确的交期回复给相关部门，如需要提前的物料要先征得物控或申请部门的同意后才可以通知供应商交货。
10、供应商评估供应商正确的评估，可以真实反映一个供应商在最近一个月来对于我司在各方面的配合度及产品品质方面存在的问题，故对于采购科是一个重要的依据，要求采购员要在每月的供应商评估中要做到客观、准确、在评分中给出正确的分数。
11、欠料 1、用量大的物料，比较常用的物料采购员尽量要求供应商提前一天到厂。
二、技术部
1、与技术部的配合采购部与技术部的配合主要体现在新产品的开发、库存替用料、供应商的选择等方面，因此采购在这一方面应多注意与技术部加强联系，多多沟通，以达到找到更好的料，更好的供应商，更多去消耗一部分库存的目的。
2、关于使用替料尽量消耗库存的问题，联系仓库把呆料找出来给技术部参考，如有可以用的就尽量用，这样可以减少呆料的库存量而且可以节约采购金额，以便提高本厂的成本利润和采购效率。
三、库存
    针对有些成品入仓时间过久的问题：当成品入仓以后，就发通知给营业部要求出货，如果在天内没有出货的成品，就要问其原因，根据实际情况给相当应的营业员加入到业绩评估当中去，扣取一定金额的罚款，相反的如果没有库存成品的营业员也会有相对应的奖金，这样可以更有效的将我们的成品库存明细化。降低库存量：为减少库存量，需做到一下几点：
1、缩短物料的前置期，可使得交货安排、调度更加灵活
2、向供方争取更有利公司的付款条件
3、要与物控及相关的物料申请部门配合沟通，在确保车间不断料的前提下，将供方的到货神经安排到最接近物料的使用神经，即缩短物料在仓库的存放时间，尽量做到零库存，尤其是一些月结的供应商物料，尽量要押后到此月出交货，以减少财务的付款压力
4、在没有收到物料申请部门的通知任何采购员不可以随意要求供应商提前交货，供方没接到采购通知而提前交货的一律退回处理。
5、如有发现欠料问题，应该先跟技术部商量，看看有没有替用料，然后再跟营业沟通，这样可用更加有效的使用库存消耗。
四、营业部 1、营业部取消订单；有一些成品堆在成品仓，而有些原材料就积压在原材料仓，年深日久就变成呆料，这是造成库存的一个主要原因，鉴于此情况和现状，建议在营业取消订单时候另附上一份该客户该订单所用到的搜易的采购物料的明细，在物控看过之后，让每位相对的采购员与供应商商讨之后，再将结果填在物料明细表上，在交由物控做审定，以此来决定此订单是否可以取消或不可以取消。这样可以减少许多的成品仓存及不必要的原材料仓存。
五、采购部
1、采购员所出的PO单一定要求要有物控所提供的相应的PR单或以此单相关的资料并严格按照请购单上的数量与交期来下订单。对于供应商的调价，一定要对其进行市场评估、价格分析。
2、物料单价审核表：单价审核表要附上相同型号价格比的其他供应商报价的报价单，以便知道市场行情，特别是客户指定的金额相差比较大的，可以和技术部那边去沟通看看有没有其他的物料可以替代。
3、订单回传所以PO单出到客户那边以后，供应商同样接单的情况下，一定要求供应商即时签字回传，以确认他们接收此单证明，避免他们以各种利由来提高他们的单价以及推迟交期，从而影响采购效率。
4、报价及报价单一个物料不要只给一家供应商报价，要多开发几家供应商，在报价过程中，不要将别家供应商的底价告诉其他供应商，保持一个公平的报价过程，让每一家供应商都有合作机会。
5、与营业的配合主要表现在报价、欠料的交期上，一定要在第一时间给营业一个答复，不管是交期还是报价，如果碰到因供应商的问题，应该将原因告知相关营业员
6、合同评审规范化
7、替换供应商时新旧供应商关系的维护：当一个物料在进行新旧供应商替换时，一定要注意因为新的供应商从没有跟我厂合作过，因此并部了解他们的产品的质量以及交期是否过硬，所以一定要与老供应商也同样保持良好的合作关系，必要时可以叫他们备一些安全库存，以备当新供应商品质不稳定的时候，出现没有料供应产出的情况。
8、成本的节约：要求在有可能会有调价的空间里尽量去压价，以求达到降低采购成本的目的，采购员需长期坚持执行，以最优惠的价格和最好的品质把原材料购进。
9、货款：根据供应商的表现，品质、货款期限来制定一个表格并以此为依据，在根据我司财务情况来付供应商的货款。
10、欠料；欠料发生的原因很多，有采购的原因也有供应商、物控、营业的原因。而采购的原因往往是：a采购员漏出单；b当营业要物料的时候，采购员还没有收到相关的请购;c 交期的问题 营业要求的交期和供应商与采购的交期不同。 资料，而欠料表却出现欠料的情况；
11、单价审核表中要加上相应的物料在过去一段时间的用量，因为有很多物料的单价是与用量相关的，订单量的多少会直接影响到单价的高低，如果是新料就想办法去评估且写到相应的目录里去。
12、业务高峰要加强回货情况，紧跟物料从落单到回货的过程与本厂的实际需求情况。
13、要包装订单的准确快速输出，在接到请购单的第一时间要将物料给IPO审核单价的（对常用物料<非新料或特殊物料>IPO将于一个工作日内回复有效单价）收到单价后第一时间对订单进行自我审核，保证订单出到供应商方面的有效性，一般的物料要催促供应商在三至五日内回复有效交期。采购对复期确认无误后，回复给相关物控员，后续有任何更新的情况亦要第一时间告知，以便营业和车间作出相应的安排或措施。
14、在对供应商价格比较、审核时，要对税率做一个准确的核算判断，因税率不同，会影响单价的高低，并且在报价单、价格审核表、订单上保证相同税率，不要令公司损失。
15、快递的索取对供应商所寄过来的物料，营业不可以直接从门卫室拿去给车间生产，必须按照公司收货流程，先查货OK后，再将送货单交仓库扣数，以保证货物的品质数量均OK才可以流入车间。
16、回复交期的问题，我们对欠料表的回复表现不够及时与准确，影响到生产的安排及客户的货期，我们要确保欠料表上的复期室准确有效的，要与供应商争取以及再确认复期，一旦有任何更新，要在欠料表上及时更新，告知物控同事，对于急料固然要紧催供应商交货，对于那些非急料，在不影响我司生产的前提下，就不要让供应商提前交货，特别是那些付款方式月结的供应商，尽量押后在此月头交货，以免增加库存压力。品质问题的处理：品质问题的处理，除了要第一时间处理品质问题以外，同时要将此信息通知到相关的营业员或跟单员，及时告知处理进程与结果，让营业同事与客户沟通或灵活调整，以免造成营在不知情的情况下，致使出货安排受阻，给公司带来不必要的损失。
订单下达注意事项：
1、要选择自己名字相符的采购员代码，有利于月未对采购金额统计
2、要看清请购数量与交期，订单上显示的数量必须与请购单相一致
3、对于系统存在几个不同供应商有效单价的物料（即品质等方面都没问题），在下达订单时要选择有效且最优惠的供应商下达订单。
4、请购单方面，因同一请购单存在不同采购员所负责的物料，各采购员要加强配合力度，不要出现迟出单或漏出单现象。
5、另外订单抬头上条件的保持一致，包括税率方面也要与以确认的相一致，以保证财务方面结账顺利。  
6、对于订单下达后的交期的确认与回复，要与相对应的物控员加强沟通配合，尤其是对于要提前或推后的物料，一定要先征得物控的同意，要严格做好控制与协调，且回复给物控或营业的交期一定要准确，如特殊原因有变动的或，要知会相关同事并将确认好的最新情况告诉相关部门。
7、出订单前要针对物料单价进行市场评估，对现有单价高于市场的，必须要求供方下调到合理的单价。
8、要看清请购单上的数量与交期，即订单上显示的熟料、交期必须与请购单相一致
9、请购单必须有相关负责人签字，方可出具有效订单，禁止在没有请购单的情况下私自下达订单给供方 附档：IPO的职责及工作流程
IPO 管理的都是生产物料，至于辅助物料（包装材料、消耗品、办公用品）、工程用料（模具、机械配件）、等没有列入IPO管理职责范围：
1、分工
2、主要负责整个集团的生产物料的供应商开发维护，价格谈判等相关交易条款或合同的确定；
3、建立IPO与各子公司共享的供应商管理资料库（包括供应商相关信息，所提高物料的型号规格及交易价格等条款）
4、IPO不断开发和优化供应商，为各子公司提供优越的供应商资源支持与储备；
5、根据各子公司的区域划分不同而有针对性地分配与管理供应商；
6、集中整个集团的物料需求，统一管理，为公司争取到更合理的价格及其他交易条款，从而达到节约及降低成本的目的。
工作程序：
1、IPO接到新的物料需求后，根据其要求从共享资料库中选择界定供应商，并向采购员提供供应商最新的资料及其他相关信息，以便采购员编制采购订单；
2、采购员负责交货进度的跟催，处理交货异常情况，不能私自更换供应商，如找到比资料库中价格更低更好的供应商必须按规定程序制定价格审核表，由科长审核经理批准后方可入系统生效。
3、各子公司获得比资料库中更优惠更好的供应商，经审核批准为合格的供应商后须统一交割IPO管理掌控，
4、IPO成员根据资料库的信息，针对性地开发和诱惑新的供应商，由分公司相关采购员负责跟进样品测试并将结果反馈给IPO 5、IPO与供应商确定单价及买卖合同之前，须有采购科长审核及经理批准，再将供应商联络方式、确定的单价等资料交给相关采购员作价格维护。
5、IPO各成员将正式报价单提供给各分公司采购员时，正式报价单价单上必须注明物料的最小订购量（如有）最小包装量和前置交期（MOQ/SPQ/Leadtime）
6、IPO采购员不可以对供方的交期给供应商任何的答复。
新供应商与新物料的跟进
1.提供新料入档卡，对于免检（品牌）物料的要第一时间将相关资料（规格书、图纸等）提供到相关作业部门，对于需试料合格报告的，要尽快安排试料，并紧跟试料情况，结果出来后，要第一时间通知相关部门，方便相关作业部门完成下一步工作，不要因此影响到营业报价及采购对相应物料的订单及交期的追催等。
2、提供方，不管来自哪个部门，样板等一旦到了相关采购员手中，就应该紧急跟进，
其他：COD付款即货到付款
解决库存呆料
1、库存的清理：要求仓库有一个详细的清单，且清单主要包括以下内容和要求：
a、要求各种库存料分别按型号分类出来，并按日期的优先顺序排出来
b、要求吧金额较大的，数量较多的选出来，作为重点处理对象
c、对于客户指定的一些无论，把它用另类的表格清单列出来，并把这个表格分别发给技术部和营业部相关人员
d、要求提供端子的实物样板给技术部，好在有新产品时第一时间知道是否可以替用
e、要求表的形式为（物料编号、可替代料号（为空）库存期限、备注）以这种形式发给技术部相关人员。客户指定料的解决方案：
   有些物料时因为客户指定用料而产生的库存，在非环保转环保的时候因各种原因没有及时消耗，因此很多物料没有办法用在其它的订单上面，造成现在这种局面，现在我们要解决这种现在的方面有两种：
a、营业收到仓库发给他们的表格后，应该立即与相对应的客户取得联系，谈定消耗事益，并将结果即时的通知仓库和技术部、物控部等相关部门
b、技术部收到此分表格后，看看是否有共用料，这样就可以达到客户与本厂同时来消耗此物料，同样也要就结果发给相关是有联系的部门
关于新产品的研发以及替用料的问题
新的订单下到技术部时，有些用料时客户指定要用的时品牌还是其它物料，技术部能跟营业那边一起去跟客户有效沟通，尽量用一些交期好的，价格比较优惠的国内供应商，另外希望有新的订单来时，能尽量考虑用现有库存来替代，在没有办法替代的情况下，再用第一种方案来解决。
a、要求采购开发到新的供应商商时，有新的物料资料能够给技术部，这样再选择替代料和供应商时便有更多的参考资料。更有助于去和客户谈，
b、有一些物料要和物控一起去处理，比如有一些料是非环保的，但是可以替代环保料，因此物控再下一些订单时就尽量注意这种情况。可用替代料的明细由技术部提供给物控，这样既可以消耗部门库存，也可以增加新的替用料的方法。
c、采购部开发新的资料将在第一时间复印一份给技术部相关人员手中，含技术性的审厂都将通知技术部，以加强技术部与采购部的联系，另外采购部每个月做的月报表及供应商评估表都将发一份给技术部，以作参考。 *、要求技术部尽量先消耗金额比较大和时间比较短的（15万/90天）这样可以让一些品质比较好的无论在适合的时间消耗完，同时也可以更加有利于库存空间。 *、将一些暂时没有办法替用的物料集中起来放在一个库位，进行处理，这样可以达到一个物料经过确认之后不会再重复出现再库存清单上，增加工作负担，同时有利于空出更多的库存空间。 *、制定消耗目标 *、实在是好的物料但本厂确实用不上的，列出清单一起寻找一些用得上这个物料的仓商。 *、问题：当技术部已经肯定物料可以替代时，车间相关工艺工程师因工艺不同，认为无法代替，不愿开领料单，给物控带来一定的困难。
1、对于不常用的物料，先以欠料表的形式发到技术部相关人员手里，技术部必须要在2小时内做出准确的答复给物控，以免耽误采购日期而影响生产
2、对于常用料，有小部分库存的可以押后一天来等待技术部的答复，但是不可以超过一天，然后再找到替用聊的情况下，通知相关供应商退回交货期
3、对于那些没有办法替用的特殊物料，请相关部门列出数据清单提交经理统一处理。
4、对于所购物料的环保与非环保，因物控方面也不是很清楚此物料是否环保，所以此问题就交由采购部与技术部来统一完成，
5、希望技术部再物料的消耗清单中注明哪些物料是可以替用的，哪些是暂时无法替用的，哪些是绝对不能替用的，标识清楚，可以有利于其他部门对此物料进行另外的处理，这样即可以加快库存的消耗，还可以达到减少不必要的工作负担。

注册注册35

来访，不管是什么事，有什么问题要解决，都需告诉科长、经理，再由他们来决定是否要与供应商碰面或直接有采购员自己接待。
8、供应商开税表具体要求
a、所以内销供方都必须提供先前与采购单要求的相应税票
b、所有税票的抬头必须与公司采购订单及供方送货单三者保持一致，否则我方将拒收一切部正规的税票，因此产生税票过期，责任有供方自负，[s:125] [s:125] [s:125] [s:125]