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由于材料成本占生产成本的比例往往达到50%以上，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要手段。另外，由于采购工作涉及面广，主要是和外界打交道，因此，企业如果不制定严格的采购制度和程序，不仅工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。现以苏州市某公司为例（以下简称A公司），具体论述他们是如何降低采购成本的。
制度与流程
建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。例如，A公司对采购工作流程和职责规定：请购者开请购单，交部门主管批准；部门主管评审需求、购买的准确性和交货的时间表，如果同意，就批准；如果不满意，修改后批准，交由采购安排；采购发送报价申请，进行多方比价，收到报价进行供应商行为调查后更新供应商清单；根据核准的供应商清单和有效的报价单制作采购定单；采购将制作好的定单交部门经理审批；订单交总经理审批；采购发送采购定单给供应商，并确保供应商收到定单，事后跟踪并催促，确保按时交货；供应商送货并和货单一致；仓库收货，根据品名、定单、送货单是否一致，存放临时仓库；质检部门进行检测，合格送至原料仓库，供生产使用，不合格通知采购；采购通知供应商改正，短时间内改正接受，如果时间长的则更改供应商，联系第二家送货；更新供应商表现业绩，可接受率大于80%，将供应商保存在供应商清单中；可接受率小于80%，与供应商协商质量，达成协议的将其保存在供应商清单中，未达成协议的，终止与其合作。
对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细 联系方式外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号、所供货物、价格优惠等，每一个供应商档案应经严格的审核后才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行。供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理，同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商选择实行公开、公平、公正的原则，必须经相关部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。
A公司所需原材料是危险化学品，所以在供应商准入标准中明确规定：供应商必须具有5年以上危险化学品生产经历，必须具有危险品营运证；每个产品都必须提供MSDS（安全技术说明书）和SGS报告（SGS公司出具的、具有权威性的第三方质量认证，每年需更新一次）。
企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。A公司制定了一系列的价格评价体系，如黄金是A公司的主要原材料，其价格又相当高，并且价格不断变化。黄金去年5月由于伊朗核危机导致半个月由原来的140多元/G上升近180元/G，增长率达28%。黄金和美金都是国际通用货币，而两者是持币者避险的两个方向，所以两者是相对反向的。而美金和美国的就业率、经济情况、国际贸易顺差还是逆差都息息相关，所以控制成本不仅仅是讨价还价的口舌之争，还要关注时事，分析行情，评价价格水平，适时采购。
把握价格
价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。如A公司采购的金盐，又名氰化金钾，含金量86.3%，因此其价格随黄金价格变动而变动。金盐的采购价格，因此与国际的政治、经济情况紧密联系，所以A公司在政局稳定时多采购，在美国经济萧条时多采购，反之，则少采购。而装药水的塑料桶，由于与石油紧密联系，如果采购能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的经济效益。
对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较，使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。
向制造商直接采购或结成同盟联合采购。对大批量、高成本的原材料，排除厂家的销售代理商，直接向厂家进货，可以减少中间环节，降低采购成本，同时厂家的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类企业可结成同盟联合采购，也就是所谓的团购，以争取更低的采购价。
寻求优秀供应商并与其签定长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作，不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可以得到其付款及价格上的关照，特别是与其签定长期的合同，往往能得到更多的优惠。
一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。如有条件，企业可设专人从事这方面的工作，定期形成调研报告。如A公司采购的黄金，需要了解政局的动荡，银行的调息、股市的行情等，从而分析金属价格未来的走势。例如黄金价格会随着其相关情况波动而波动：政局动荡、石油涨价、银行减息、美元贬值、股市下跌会导致黄金价格上涨；反之，则下降。另外，节假日也是影响黄金价格变动的又一因素，节假日是黄金消费的旺季，需求增加，导致黄金价格上涨。
集中采购
集中采购并不是大型企业和连锁企业的专利，小型企业也可以集中采购。如零碎的生产辅材（如手套、抹布、工具等）尽量集中在少数几家稍大些的贸易型供应商处采购，一来大些的贸易型供应商产品比较全，你要的辅料几乎在他那里都可以找到，省去了寻找货源所消耗的人力、物力、财力；二来在同一家公司买的货多了，不仅送货及时，而且可以拿到较低的价格。
在满足生产要求的基础上尽量选择最便宜的产品，并不是最贵的就是最好的，只有最合适的才是最好的。如A公司采购锡球时要求含量在99.9%，当然就没有必要采购99.99%的, 99.99%的含量比99.9%的更高,但是99.9%的已经可以满足生产需要,就没有必要浪费资金采购含量更高的锡。
为供应商省钱也是间接的为本企业省钱。如A公司在运输过程中的口号便是“不开空车”。A公司在上海有客户也有供应商，在给客户送货的返程中可以将向供应商采购的货物带回。因为供应商的运输成本肯定是会算在价格里的，也就是原先A公司要付两趟上海往返的运输费用，现在只需跑一趟，足足节约了50%。这个费用或许当时无法体现，但事后供应商肯定可以提供更加优惠的价格。
自我节约是节约成本的又一途径，是看得见的、实实在在的节约。在日常的工作中养成节约意识，并不是压缩采购人员的待遇。如A公司所有定单、文件信息、催货都采用电子邮件传递，不仅减少了费用，而且准确性高，提高了工作效率。
A公司以前采购管理只是强调公司内部的努力，而要真正做到对采购成本的全面控制，仅靠自己内部的努力是不够的，应该对供应商的成本状况有所了解，只有这样，才能在价格谈判中占主动地位。可以通过参观供应商的生产设施和生产过程，观察并适当提问以获得更多有用的数据；甚至为了合作，明确要求供应商如实提供有关资料，以估算供应商的成本。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，可与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径，从而降低自己企业的材料成本。进行这种谈判，要始终争取双赢的结局。要与供应商建立长期的合作关系，就不能在谈判中把供应商逼到赔钱的地步。 |
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发表于 2008-10-25 19:55:53
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