第一,招标人的法定代表人,必须根据招标的内容以及金额大小和复杂程度,找出和确定单位主要具体负责人。一般地说,也就是对招标公司具体联系业务的“授权人”。这样的人,可能是其副总经理,副总工程师,等等;也可能是其他人(管理人员),而指派相应的技术人员配合。 第二,根据项目大小以及招标内容,技术复杂程度,组织相应的人员班子。这样的班子,可能是企事业单位内部固定的职能机构,如基建处(科),设备处(科);也可能是临时抽人组建的机构,如技改办,项目办,等等。
上述班子和负责人,负责有关的一切事物:包括:调研;向上级汇报和备案;对银行联系;对设计院和咨询单位联系;对招标公司联系,对部分投标人的联系等等。
第三,对市场情况进行调研。这是一项非常重要的工作。招标人有关人员,应该对自己打算进行的工程建设项目或者打算采购的设备情况进行认真的调研。
中国的招标投标,很大程度上,借鉴了世界银行的经验。按照世界银行的说法,询价和谈判的采购方式,是“你去找供应商”;而招标的方式,是要“供应商来找你”。但是,世界银行的项目,有一个做法,就是项目一旦确定,要在其刊物《发展论坛》上,刊登总的“采购公告”。这样,供应商可以得知,这个项目已经取得世界银行批准,要进行采购招标了。于是,对此感兴趣的潜在的投标人都会主动来联系。
国内没有这种总的采购公告的做法。所以,如果不发布“招标公告”或者“资格预审公告”,知道此事的供应商和施工单位,还是比较少的。
为了比较准确的掌握信息和做好尽可能的充分准备,招标人应该做好前期的市场调研,掌握尽可能多的潜在的投标人的技术、经济多方面的信息,才能写好下面的招标公告,资格要求、招标文件的技术、经济方面的要求,和评标标准,评标办法等等。
第四,(以委托招标为例)。及早选择招标代理机构,争取其早期介入,提供咨询服务。
第五,研究确定招标方式,是公开招标,还是邀请招标?争取主管部门的理解和批准。
(《专业实务》教材p10,讲述了两种方式的区别)。
第六,研究对潜在投标人的资格审查办法:是资格预审,还是资格后审?
(《专业实务》p17介绍了这方面的内容,但是,不够详细。大家可以参看《法律法规》教材,在p44-47,介绍说明的更详尽。
如果采取资格预审的办法,是采取合格制还是有数量限制的办法?
国家发改委等多部委发布的《标准文件》,无论是对资格预审,还是对施工招标,上述这些内容都是“空白”项目,需要而且应该由招标人填写。
研究的同时,就要制定具体的资格预审评分标准和办法。
第七,研究制定招标文件的技术商务具体要求。这是满足招标人要求,能不能体现竞争,取得良好经济效益的关键。
特别是部分招标文件,采取了“*”作为关键技术经济参数,一旦不符合,就被判定“实质上偏离招标要求”,导致该投标文件被拒绝……需要特别慎重。
这是一项非常重要也非常细致复杂的工作。对于小型的,简单工程或设备的招标,也许半天就可以参照其他已有的标书编制完成;对于大型的工程或者复杂的成套设备,可能需要反复研究讨论,也许历时数个月。
第八,根据项目特点以及潜在的供应商情况和工程建设实际所需,安排招标内容的先后(这里,不考虑“总包”,而以多数分步实施招标为主)。招标内容要不要分“标段”(标包)以及如何分等等具体问题。
第九,根据招标项目的具体情况,研究制定评标办法和评标标准。
在早期我们学习开展招标投标活动的时候,世界银行的采购专家给我们讲课,特别提到了关于制定“评标标准和评标办法”的问题。他主张:好的标书,既反映在技术和商务要求中,更反映在评标办法中;制定出适合本次招标的,符合世界银行要求的评标办法,则可以说,招标成功了一多半。(大意)
此外,说明,对于商务部主管的机电产品国际招标而言,在正式发标前需要从商务部有关专家库中,抽取专家,对招标文件进行评审,主要是两点:一是看如此要求,有无可能保证潜在的投标人在三家以上,有无竞争力;二是看其内容中,有无不合法的或者歧视性条款。
对上述专家的咨询意见,招标人和招标代理应该提出具体的接受并修改或者不同意的意见。一般的,应该表示接受。
目前,其他项目的招标,还未这样做;故笔者不把它算成一个必备程序和条件。
第十,做好招标文件或者资格预审文件的制作工作。基本应该掌握数量八九不离十,包括上报备案的招标文件数量。对于工程招标而言,由于常常附带有关图纸,是拷贝蓝图,还是采用大型工程图纸复印机复印出?都应该做好准备,不能够在招标公告发布后,潜在的投标人前来联系购买时,招标公司拿不出。
按照业内著名专家陈川生同志的理解,在招标人开展招标活动的必要条件中,首先应该是“资格条件”:一是“提出招标项目”;二是“法人”。
笔者赞同其意见。但是,由于本文的重点在于阐明准备工作,所以,对招标人的资格问题没有再论述。
陈川生同志还提出:招标人依法享有三大自主权((自主选择招标代理机构;可以对投标人资格审查;在评标委员会推荐的名单中确定中标人)和6项工作程序权(发布公告;编制招标文件『澄清』;踏勘现场;主持开标会议;依法组建评标委员会;发出中标通知)。
【详见《招标投标法律法规解读评析——评标专家指南】一书。P31和p32。
本人以为,陈川生同志的那种加以总结归纳的办法,对于深入学习和领会《招标投标法》以及相应的法规,是很有好处的,应该推广。 |