走好委托代理采购第一步——签订委托代理采购协议须注意的几个问题

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摘要：签订委托代理采购协议，确立委托代理采购法律关系，是实施政府采购活动的第一步。无数事实证明，这一步若走不好，就很容易引起投诉，甚至还会导致政府采购活动不能正常进行。那么，如何走好这一步呢？依笔者之见，应在签订委托代理采购协议之时，健全书面形式、实质内容、规范程序这三方面的内容，同时要求签订协议的双方态度端正，认真对待和履行协议的每一项内容，使委托代理采购协议得到顺利实施。

    一、书面形式不可免
    在现实生活中，至今仍有不少采购人以口头形式委托采购代理机构实施采购项目，不与被委托方签订委托代理书面协议。他们认为签订委托代理协议是可有可无的事，但实际上这样做颇失妥当。
    首先，这种做法不合法律规定。《政府采购法》在第二十条中明确规定：“采购人依法委托采购代理机构办理采购事项的，应当由采购人与采购代理机构签订委托代理协议，依法确定委托代理的事项，约定双方权利义务”。据全国人大政府采购法起草小组的专家所说，这一条规定的立法目的就是为了维护委托的严肃性，维护双方当事人的合法权益，防止因口头委托发生不良后果，损害当事人利益，因此才要求采购人必须与采购代理机构签订委托代理协议，并在协议中明确代理事项，约定双方的权利义务，使各当事人在采购活动中各负其责，共同做好采购工作。
    其次，这种做法是一种有失理智之举。口头委托虽然效率高一些，但很容易出问题，因为口头委托随意性大，准确性差，双方权利和义务界定不清。这样在具体委托事项实施中，一方面被委托方很难准确把握委托方的需求，容易超越委托权限行事，出力不讨好；另一方面，委托方也容易干预实施中的委托事项，影响了委托事项的正常实施。在这样的状态下，是很难顺利实施委托事项的。一旦委托事项不能达到预期效果，双方就会互相埋怨，轻则提出投诉，重则对簿公堂。
    再次，这种做法是图轻松、怕麻烦、不负责任的表现。在一些采购人看来，口头委托比较省事，可往往事与愿违。如2009年8月下旬，某县中学经办人打电话给该县政府采购中心口头委托他们采购500套桌椅，结果采购中心有关人员依据电话记录为该校采购了300套桌椅，比校方的实际需求少购了200套桌椅，在投诉答辩会上，双方都不承认错，采购中心人员说，对方电话中明明讲的是300套，不信请看电话记录；学校经办人则说在电话中讲的是500套，后经调解商定，重新采购。可这样一来，200名新生推迟了7天才入学上课，这给学校和采购中心都造成了不好的影响。从这个例子中不难看出，如果采购双方经办人都有工作责任心的话，都要求签订委托代理协议，就不会发生如上结果。因此，只要发生委托采购事项，双方就一定要签订委托代理协议，书面形式万不可免。

    二、实质内容不可少
    所谓实质内容是指委托代理协议书中的重要内容，这是委托代理协议实务中最重要的一条。在制作委托代理协议书时，千万不能将实质内容少掉。因为实质内容是委托代理协议书的关键，甚至有的实质性内容还是委托代理协议书的灵魂，例如，双方的权利和义务。对于实质内容不可少，有四方面要求：一是所包括的范围要全面。实质内容主要有委托项目基本情况、采购方式、采购期限、双方的权利和义务、费用标准及支付方式、违约责任及其处理方法这六个方面，且缺一不可。二是内容要完整。如在委托项目基本情况的表述上，一定要写完整，不仅要写数量、规格、材料名称等，还要写明政府采购立项文号和政府采购计划文号，否则就不好操作。三是要求要具体。主要指时间要求、数额要求。如要求采购人在规定时间内向被委托的采购代理机构提交项目技术资料，那就要写出具体的时间要求，例如，可以这样写：“自委托人签订本协议后七日内，有向被委托人提交项目详细技术需求资料的义务。”四是表述要确切。在委托代理协议书中的采购方式表述上，一定要确切，应该写公开招标方式的就不能写招标采购方式，否则就会被人钻空子，以邀请招标采购代替公开招标采购，从而违反《政府采购法》，受到有关方面查处。

    三、规范程序不可简
    履行委托代理采购协议手续也有其自身的规范程序，但其程序并不复杂，主要包括以下几项内容：
    （1）调研。采购人要确定委托的采购代理机构，或被委托的采购代理机构是否可以接受委托。
    （2）双方商谈代理事项。着重商谈四项：一是全面委托还是单项委托，以及所包含的具体事项；二是代理费用和付款方式；三是重要要求（如采购物品的质量要求，供货时间等）；四是协议变更、终止的条件和操作方法等。
    （3）采购双方单位的有权机构审定委托代理协议草稿。
    （4）正式签订委托代理协议。
    对于上述程序，无论是采购人，还是采购代理机构都应当认真履行，一道程序都不能简化、马虎，否则就容易出问题，小则使委托代理协议流于形式，政府采购达不到预期效果，大则发生投诉，赔偿等。以第一道程序“调研”为例，如果采购人不对将要委托的采购代理机构进行调研，不掌握其代理资格、开展代理采购业务、商业信誉、专业人员、依法缴纳税收和社会保险费等方面的真实情况，就草率确定委托代理关系，搞不好就会被冒名顶替的采购代理机构套住，或者是被委托的采购代理机构人员专业水平不高，对所要采购物品的技术要求不熟悉，也会使采购效果不尽人意。同样，如果采购代理机构不履行调研程序，不掌握采购人信誉问题、采购资金是否筹足等方面的真实情况，就容易被少数不讲信誉或“喜欢”找麻烦的采购人蒙骗，以致所采购的物品早已到了采购人手中，但应付的费用却被采购人以各种理由一直拖欠。再如第二道程序中的双方商谈代理费用和付款方式，若双方不预先商谈好，也会造成正式签订委托代理协议和将来付款时不顺利等麻烦。

    四、正确态度不可无
    就是指双方在签订委托代理协议方面，都必须要有正确的态度。这是因为政府采购委托代理协议是采购人与采购代理机构共同签署的，据以确认政府采购业务的委托与受托关系，明确采购代理事项及双方应负的责任与义务等事项的书面合同。它具有经济合同的性质，一经约定并由双方签字认可后，即成为采购人与采购代理机构之间在法律上生效的契约，具有法定约束力。因此，只要有一方态度不端正，特别是采购人这一方，就容易使签订协议这项工作发生问题，影响采购效率，使双方利益都受损。

    还有一种普遍现象是，在委托人这一方，有些采购人总把自已凌驾于被委托人之上，认为采购代理机构就应该为自己服务，在商谈采购期限、提供资料、收费等方面提出不正当要求，讨价还价，协议很难顺利签订。在被委托人这一方，也同样有些采购代理机构把自己看得过高，不是在协议上强行写上“须委托代其签订采购合同”、“代其验收采购物品”等霸王条款，就是一直拖延时间谎称这一批采购量太多，要等下一批再来签协议，或者要求委托人将资料备全以后再来签协议等等。由此可以想象，如果双方都是这种态度，政府采购委托代理协议实务工作怎能做得好呢？
    因此，双方都必须有正确的态度，都要做到三个“正确对待”：一是正确对待自己。无论是委托方，还是被委托方，都要持以礼相待、以诚相待的态度，要经常做换位思考，多为对方的利益着想。二是正确对待协议内容。对协议内容双方都不要求全责备、吹毛求疵，更不能强行要求将自己的无理要求作为内容列入协议中，只要实质性内容完整地写在协议中，就算达到了要求，双方就应当签订协议。三是正确对待权利和义务。要把权利当作“双刃剑”，把义务当作责任来执行；在行使权利上，既不能“越位”也不能“缺位”；在履行义务上，既不能不推不动，也不能偷工减料。只有这样，政府采购委托代理协议才能顺利签订，双方在协议履行过程中才能做得更好。