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二、办公家具实施政府采购的思路及对策
(一)完善现行的运行规程和集中采购制度。由于办公家具是通用设备中的一类特殊商品,在实施集中采购时,不能全部依照一般性设备的采购运行规程进行操作,即先申报,再批办,后实施。而应改为先受理,再细化方案和预算,论证方案的可行性,论证后的方案经采购单位确认后,再批办执行,实施集中采购。在集中采购制度上要为办公家具采购另辟蹊径,着重从方案的选择和细化、项目的可行性操作、图纸的配套、用材及工艺流程要求和规格标准等规范化程度上下功夫,建立一套符合当地实情,易于操作的管理制度。如:采购管理机构会同有关部门对办公家具政府采购项目作出一些明确的规定,规定凡纳入集中采购范围的办公家具必须款式、规格和标准符合办公家具行业规范,颜色、规格和用材要求统一,项目预算基本相似等。这样既有利于采购文件的制作,又利于采购结果的评定以及项目的验
收和实物的统一管理,消除办公家具因配备不均而产生部门矛盾或纠纷。
(二)开拓性创造办公家具采购的新办法。在办公家具政府采购工作中,应积极从工作的实际出发,结合办公家具的特点和政府采购有关规定,适时尝试和出台一些有利于办公家具采购工作健康发展的新办法,不能墨守成规。如"竞争性谈判报价法",即:事先按照项目要求制作谈判文件,在谈判文件上注明办公家具的用途、交货时间、交货地点、交货状态、家具款式、规格、用材、颜色、数量等项目,必要时附图纸。同时,要标明谈判要求,谈判时间、地点等与谈判有关的事宜。在谈判前1至3天将谈判文件向参加谈判的供应商发出,并要求在正式谈判前,先就自己的理解程度密封报价。在谈判开始时,由需方对所需办公家具的规格、用材、款式、颜色等作详细陈述,再公开拆启并宣读报价书,然后由谈判小组就所需项目与各供应商单独谈判,协商,再谈判,再协商。所有谈判结果达成一致后,要求各谈判供应商重新密封报价,再将报价在谈判小组内公开报价并进行综合评审。最后结合谈判情况和报价评审和确定最终供应商,确定成交的原则是报价最低且满足采购单位和各项合理需求。"询价考察法",即:按照询价采购的一般要求,先由集中采购机构按照项目要求制作询价书,询价书应对报价时间、地点、项目要求、质量标准、供货时间、付款方式、验收方式、报价要求、成交原则等作明确规定。供应商按照询价书要求,先行密封报价,经公开报价和询价小组综合评审后,按照价格高低先后顺序,逐一对报价供应商进行现场考察,查看所报办公家具的款式、规格、用材、颜色等真实情况,同时考察报价供应商的经营范围、规模、财务能力、合同履行能力、企业信誉度等。然后,结合报价情况综合分析评比,选择最优供应商,即成交供应商。这种办法应注意询价时间与考察时间的一致性,即,尽可能在同一天进行。同时,也应注意确保所报价格的保密性和实际考察的客观公正性,不能向各报价供应商透露其它供应商报价情况和考察情况,避免主观臆断,确保采购结果的客观公正性。"实物招标法",即:在家具采购招标时,除了要求投标人按照招标文件要求制作例行的投标文件外,还需按照项目技术规格要求制作一定的实物。评标时,由评委会对投标文件和实物分别进行评价,然后再按综合评审的原则,推荐综合得分最高者中标。在此方法中应注意把握政府采购的基本原则,维护采购预算的严肃性,将实物的评价与投标文件的评审视为一个有机整体,选取的实物在整个项目清单中要有代表性。在采购前,要重视对采购人采购需求的核实,尽可能细化采购需求,将项目要素,如:交货时间、用材规格、货物式样、尺寸、工艺标准、质量验收标准等具体化。中标人投标用实物在招标结束后,应由采购人封存,作为验收货物的依据等。该办法的中标原则是能够满足招标文件的实质性要求,且价格不高于项目的采购预算价,有能力履行合同,并经综合评审后得分最高。
(三)广纳群贤,聘请专家,搞好采购文件制作。在采购文件的制作上,积极向家具行业的精英请教,向家具项目采购搞的好的机构学习制作规范的采购文件。对涉及专业技能方面的问题,聘请专家作指导,多与家具行业供应商相互沟通,了解其经营的技巧和方法,力争从采购文件上杜绝采购实施中的各种漏洞,抵制不良现象发生。在评定标准的制定上,力争标准规范,口径统一,客观公正,并结合项目特点做到主次分明,与实物结合,与需求结合,综合兼顾。使采购文件的制作和评定标准既符合政府采购有关规定,又不落俗套,切实可行,有利于项目的实施和供应商准确报价,保证采购结果的客观公正,使采购的办公家具物有所值。
(四)简化验收程序,细化验收环节。在对办公家具的验收上,尽可能简化验收程序,克服只摆花架子,而无实际意义的验收形式。在验收小组人员的组成上,既要有行业实践能手,即所谓的"土专家",又要有一定的理论专家,从行业规范和实际现状入手,共同搞好项目验收。同时,在验收环节上,不能轻视或忽略任何细小环节,对于在验收中不合格的产品要严格按照合同要求请求供应商更换或修补,绝不能得过且过,含糊其辞。更不能影响采购的整体效果,为后期的售后服务埋下隐患。
(五)协调各方关系,确保采购成果绩效增值。在办公家具集中采购中,作为集中采购机构,不但要与采购当事人搞好各种关系,而且要与家具行业和采购单位主管理部门协调好关系,使其在政策制度的制定上有利于行业的发展和办公家具采购工作的顺利开展。如:在范围和规模上,要结合当地实际采购取一些办法,尽可能扩大采购范围和规模,最大限度地提升办公家具在当地家具市场所占份额,成为龙头和主力军,带动整个行业市场健康发展。在行业管理上,尽可能与工商部门,质监部门联系,出台一些好的办法,促使办公家具行业规范竞争,确保产品质量,合法经营,良性循环,为办公家具创造公平竞争的社会平台,以促进经济发展,确保规模采购绩效增值。在售后服务上,尽可能与消协等部门取得联系,使不合格产品投诉得到尽快解决,为办公家具采购创造良好的社会环境。
(六)健全政府采购市场,合理引导行业发展。在办公家具供应商政府采购市场的建设中,要按照行业的特殊性,分类建设,使生产与经营分离,分别考核和确定级别和经营范围。对同类产品的采购在供应商选择上,要坚持公平,随机抽取,重点筛选,确保行业优势。在供应商管理上,通过制定供应商考核管理办法,从宏观的角度积极引导其健康发展,使其正当竞争。对破坏政府采购市场的行为要严厉制止,及时纠正,不断扩充办公家具政府采购市场容量,从需求的角度引进竞争激励措施,制定奖惩办法,逐步健全政府采购市场,力争办公家具需求的增长与市场发展速度相适应,采购行为与行业管理相配套,采购效果与预期目标相一致。
对办公家具实施政府采购,难点的确较多,需要我们以客观的态度和科学的方法去对待,既不能望而生畏,更不能漠然置之,任其发展。而要尽可能地从工作实际出发,从有利于行业发展和采购需求的角度去研究,共同探讨适合于办公家具集中采购的新办法,使办公家具采购工作在政府采购"阳光工"中再创佳绩。 |
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