创下5个第一的政府采购项目--某单位办公家具项目采购案例评析

招标投标人

                                          

    公开招标被废标后，又两次更改采购方式，从竞争性谈判变更为单一来源，但又因实物样品存在明显的质量问题，导致单一来源谈判被迫中断。该办公家具项目的采购充满了波折。

■案例回放

▲招标

2008年9月28日，某采购中心就某单位（以下简称采购人）总预算为630万元的办公家具项目组织了公开招标，经公开开标、唱标，评标委员会对实物样品评审和对投标文件综合打分，于10月6日发布了中标公告，确定广东某公司为中标候选人，中标金额为617.9869万元。正常情况下，一个采购项目到此阶段基本可以告一段落，只需采购人和中标供应商签订合同，整个采购项目即可宣告结束。但随后发生的事情，却让该项目的采购充满了波折。

▲废标

中标公告发布后，有人反映该中标候选人提供的投标文件中，部分资格证明材料存在弄虚作假行为。经核查，确实发现该中标候选人的投标文件中有造假行为，采购中心最终取消了该中标候选人的中标资格，宣布该招标项目作为废标处理，并向同级政府采购监管部门建议，对该供应商进行处罚。

▲一改采购方式

该办公家具项目是采购人对办公楼重新装修而进行的采购，根据工期安排，原计划于该年度12月底前所有办公家具必须安装到位。经核查、论证，到确认该项目作为废标处理，时间已经进入到11月初。再重新组织公开招标，时间上已经不允许。同时，采购人由于办公楼装修，在外临时租赁办公场所，每月仅租赁费就高达70多万元。因此，采购人向采购中心申请采用竞争性谈判方式进行采购。经同级监管部门批准同意，采购中心开始按照竞争性谈判方式重新组织采购。

▲分歧

从公开招标改为竞争性谈判，并不是简单地换个采购方式名称，采购文件的制作、采购组织的流程、项目评审的规则都与公开招标不一样，关键是在本项目中还涉及到实物样品的制作和运输的时间问题。在采购文件制作过程中，采购中心与采购人产生了一定分歧，采购中心认为：一是由于采购人对项目实施的时间要求较紧，能否在采购文件中只提具体要求，不需要供应商提供实物样品；二是竞争性谈判方式的最终评审标准就是在符合采购需求、质量和服务相等的情况下，最终谈判总报价最低的供应商为成交候选人。而采购人一是坚持实物样品不可缺少，否则将无法保证产品质量；二是如果最低价者成交，不能达到好中选优的目的。

经采购中心与采购人反复协商，鉴于前期组织过公开招标，参加投标的十几家供应商已经提供过实物样品，并且采购人对这些样品基本表示认可，同时考虑到实物样品也是评审环节的重要组成部分，因此，对于提供实物样品问题，采购中心表示认可，主要原因是：即使因竞争性谈判时间紧，但有原来十几家能提供实物样品的供应商参加，也足以保证采购的竞争性。对于最终谈判总报价最低的供应商成交的分歧，采购中心则坚持不能让步，但对于如何认定符合采购需求、质量和服务相等的问题，双方商定首先对实物样品采用模糊式评审，如未出现重大负偏离的供应商，则将淘汰3名实物样品综合评分得分最低的谈判供应商。剩余的供应商则视同符合需求、质量和服务相等，最终谈判总报价最低的供应商成交。

基本原则确定后，又出现了新的分歧，采购人担心参加的供应商太多，最终谈判总报价最低的供应商成交，会让一些名气不大的供应商占便宜，希望新增加一些对参与谈判供应商的限制条件。采购中心认为，由于采购时间比较紧，能在规定时间内提供实物样品、参加采购的供应商已经为数有限，坚决不同意再增加任何条件，只能按照原先公开招标时提出的资质要求，经反复协调，最终采购人同意了该方案。

▲评审

11月12日，采购中心正式发出该项目的竞争性谈判采购公告，截止到11月21日上午9∶30，没有供应商对采购文件中的内容提出质疑，共有7家供应商按采购文件要求提供了实物样品，向采购中心递交了竞争性谈判响应文件。随后，5名谈判小组成员首先对实物样品（要求不得具有任何商标、品牌或其他显示商品厂家名称的标志，评审前由公证人员对样品随机编号）进行评审。经谈判小组确认，7家供应商均未出现重大偏离。谈判小组按照采购文件事先确定的评分标准综合打分后，再按原先的编号和供应商一一对应，得分最低的3名供应商未能获得最终报价的资格。

▲意外

根据采购文件事先确定的评审规则，谈判小组对剩下的4名供应商的竞争性谈判响应文件进行详细审核，发现有一家供应商响应文件中没能提供必须的产品注册商标证书，经该供应商授权代表确认，响应文件中确实没提供，但授权代表随身携带了证书的原件（采购文件要求谈判时带原件以备查验）；另外两家供应商提供的ISO14024（或ISO14025）认证证书已过期（公开招标时还处于有效期内），但都提供了某认证机构出具的正在重新办理的书面证明。经了解，重新办理该证确实有一个过渡期。经谈判小组与在场的工作人员、法律顾问商议，响应文件中未提供产品注册商标证书的供应商，虽然随身携带了证书原件，仍不能通过资格审查；而关于认证证书，虽然认证机构出具了书面证明，但仍不符合谈判文件中规定的出具认证证书的要求。因此，谈判小组最终决定，由于3家供应商未能通过资格审查，本次竞争性谈判仅有一家供应商符合要求，建议终止本次谈判活动。

▲二改采购方式

此时已经是当天下午4∶00多了，由于事关采购人所有干部职工的利益，采购人的有关领导一直在租借的办公室中等待采购的结果。得知这种意外后，电话中指示经办人，由于工期已经被延迟了2个月，损失高达100万元以上，当天无论如何必须要有采购结果，否则无法向干部职工交代。鉴于采购人的实际情况，经在场的采购领导小组协商，采购中心决定当场向政府采购监管部门申请改为单一来源方式采购，监管部门批准同意按单一来源方式进行采购。

▲变故

根据政府采购监管部门的批准，采购中心当场向4家供应商宣布了竞争性谈判的评审结果，决定终止谈判采购，采用单一来源方式进行采购。在谈判小组与浙江某公司就采购价格、产品质量等内容进行谈判时，未通过资格审查的2家供应商向采购中心工作人员反映，浙江某公司提供的实物样品存在明显的质量问题，且样品数量与采购文件要求的不一致，不应作为合格的供应商，建议本次采购不能确定成交人。原本进行的单一来源谈判被迫中断。

▲成交

采购中心工作人员听取供应商意见后，及时组织评审专家，又重新对惟一通过资格审查的供应商提供的实物样品进行核查。经核查，谈判小组成员一致认为：供应商反映的情况确实存在，但鉴于在实物评审时，已经考虑到7家供应商提供的实物样品与采购文件的要求都存在一定的差距，没有一家实物样品完全响应采购文件，对于出现的问题采购中心都作为存在瑕疵处理，而并没有作为存在重大偏离处理，对所有供应商而言，此举符合政府采购公平、公正的原则。因此，谈判小组建议，可以继续进行单一来源采购。经过3轮单一来源谈判，浙江某公司的报价从最初的600多万元，降到了最后的580万元，并承诺完全满足采购文件的要求。当采购中心宣布成交结果时，已是半夜11∶00多了。天已经完全黑了，该项目的采购也终于落下了帷幕。

11月24日，采购中心发布了成交公告。在质疑期内，没有供应商提出质疑。12月初，采购人与成交人正式签订了政府采购合同。



■案件特点

——第一个最终按单一来源方式成交的家具项目。

家具项目的采购，历来是采购中心组织的所有项目中比较头疼的一类。本案例的特点值得我们去分析：一是时间跨度长，从招标文件准备开始一直到签订政府采购合同，历时4个多月；二是涉及政府采购多种采购方式之间的转换，每种采购方式的采购文件制作、采购流程组织都不相同；三是评审过程中不仅涉及实物样品的打分，还有对响应文件的综合评审；四是尽管采购中心事先考虑到许多可能出现的情况，但最终按单一来源方式采购，却是始料不及。

——第一个在分段采购模式下主动变通的项目。

采购中心在近两年的分段采购运行模式中，采购文件制作人和采购现场的组织者基本都按照项目类别相对固定。本次办公家具采购项目，为了保证其顺利实施，采购中心首次在分段采购运行模式的框架下，由中心领导亲自挂帅，主动调整采购思路，跳出了2年来项目经办人基本固定的采购模式，临时在中心内抽调人员组成采购小组。原来专门负责开标现场组织的人员，由于其对家具项目的熟悉，负责制作采购文件；原来专门负责综合服务的人员，由于其对采购程序的熟悉，负责开标现场的组织。该采购中心共3位主任，2位参与了该项目的论证和现场组织，中心4个科长中有3个亲自负责采购的不同环节。临时的调整使采购中心集中了优质资源，克服了职能式组织结构的缺点，即使在采购过程中发生了不少突发事件，最终还是顺利完成了采购任务，避免了在家具项目采购中经常出现的质疑、投诉事件，使采购更见成效。

——第一个在评审过程中现场全程摄像的项目。

一个预算100万元左右的家具项目，在家具行业中已经算是大项目，而600多万元的项目更会引起全国很多家具生产企业的关注。为了避免采购人出现明显的倾向性行为，保证政府采购的公平、公正，在该项目实施过程中，采购中心运用了多种监控手段：一是纪检监察部门和政府采购监管部门代表提前介入，从项目前期论证开始，采购方案制订、采购文件制作、评审标准拟订、评审现场组织，一直到成交结果确定，整个采购过程全程参与；二是评审现场除公证机构外，首次邀请法律顾问，全程提供法律咨询；三是首次邀请省级电视台记者，从实物样品评审开始，到对每个供应商的详细评价和整个项目的讨论过程，用两部高清摄像机，从不同角度全程实况摄像，就差现场实况转播了。通过采取以上措施，有效地保证了即使出现任何意外，项目都在可控范围内运行。

——第一个要求评审专家签订回避责任书的项目。

鉴于前不久该采购中心刚发生一起由于评审专家应该回避而没有主动回避，造成采购结果作废的事件，为了防止出现同样的差错，强化评审专家的责任意识，在该项目正式评审前，采购中心首次引进了签订回避责任书的环节，事先告之评审专家在评审过程中的权利和义务，以及需要回避的几种情形，如评审专家符合回避的情形，则请其自行申请回避，否则，一旦出现应回避而未回避的问题，由评审专家承担相应的法律责任。

——第一个在评审前解读评审程序和标准的项目。

为了避免重大项目在评审过程中，由于评审时间有限，评审专家对采购文件和评审标准吃不透，造成误审、错审、漏审的现象发生，采购中心在本项目实施过程中首次引进了帮评审专家解读评审程序和标准的环节，即在正式评审前由采购文件制作人向评审专家解读采购文件中的重要内容、评审程序和标准，评审专家掌握相关内容后，采购文件制作人退出评审现场，由评审专家独立评审。通过引进解读评审程序和标准环节，使评审专家在较短时间内能够掌握评审的要点，统一评审尺度，节约评审时间，提高了评审效率。



■就地评说

该项目在采购过程中，尽管经过了许多周折，采购人对最终结果也比较满意，但回顾整个采购过程，还是有些经验值得总结。

第一，资质要求宜宽不宜严。

采购人代表在采购时会受到来自单位领导、同事们的压力，经常担心因一些不熟悉的供应商中标或成交而影响单位的正常需要，在制定采购方案时，对于供应商的资质要求提得很高，限制了参与政府采购的供应商数量，违背了政府采购公平竞争的基本原则。本项目在竞争性谈判采购时，由于担心最终谈判总报价最低的供应商不能满足需求，采购人就曾想提出比公开招标时更加严格的资质要求，如果当时采购中心同意采购人的要求，能参加竞争性谈判的供应商将更少，可能会导致采购再次失败，最终损失的还是采购人自己。因此，采购人代表的心情可以理解，但资质要求是面双刃剑，过高的要求不仅会影响供应商的积极性，而且容易造成采购失败，采购人自身的利益也会遭受损失。

第二，前期方案要重新论证。

许多人认为，采购中心在组织政府采购过程中，仅需要保证程序的合法、公正即可，具体需求应完全由采购人决定。笔者认为，这是一种完全错误的观念，在笔者从事政府采购10年的过程中，真正对采购项目的具体需求清楚明了的采购人少之又少，原因是相当多的采购项目，一个采购人多年才能遇到一次。如本项目的办公家具，采购人最起码十几年才会大规模更换一次，采购人代表也是临时抽调负责家具的采购，虽然在全国考察了很多家具生产企业，征求了一些专家的意见，但最终报给采购中心的采购方案还是与政府采购的有关要求不符。而采购中心每年组织的家具项目少说也有近十个，遇到的问题比采购人想到的都多。因此，采购中心在制订采购方案时，不能完全依据采购人的要求，要重新对采购人提供的采购方案进行论证，发挥采购中心的专业优势，不仅要当好政府采购活动的组织者，更要做采购人的好参谋，这样才能体现出集中采购的优势。

第三，实物样品要留有余地。

对于需要供应商提供实物样品的采购项目，在采购文件中明确实物样品的要求时，切记要留有一定的余地，如在尺寸上设定一个可以接受的误差量，在材质要求上可以设定多个选择，在一些不重要的小零部件上允许供应商自行选择，充分发挥供应商自身的优势，如此才能提高供应商参与政府采购的积极性。否则，在采购过程中将出现两种极端：一是按图索骥，只有一家供应商能满足，有直接指定供应商的嫌疑，容易被供应商质疑；二是空中楼阁，没有一家供应商提供的实物样品能够完全满足采购人的要求。笔者所了解的多个需提供实物样品的采购项目经常以废标而告终，主要原因就是实物样品要求得过于具体、过于详细。

第四，办公家具最关注环保。

现在全社会都在关注环保，采购人也不例外，尤其是与自己朝夕相处的办公家具。在本案例中，不仅要求参与采购的供应商必须具有ISO14001环境管理体系认证证书、ISO14024（环境管理环境标志与声明I型环境标志原则与程序）认证证书，而且对所有办公家具的主材、油漆、辅材的甲醛含量都提出了明确要求。在现场评审时，评审专家对实物样品挥发的气味特别敏感，个别甲醛味道比较明显的实物样品，在综合评分时得分都相对比较低。因此，供应商在参加办公家具的政府采购时，牢记环保特别关键。

第五，响应文件不能靠外观。

其实，评审方法和标准在采购文件中早已明确，需要供应商提供哪些资料，也会在采购文件中列明，供应商只需按照采购文件的要求依次提供相关证明材料，该盖章的盖章，该签字的签字即可。采购文件不需要提供的资料，供应商即使放入响应文件中，在评审时也不会给供应商增加半点分值，因为评分标准中没有相关的评分项。对于必须实质性响应的关键内容，响应文件中必须做到一个不能少，否则，响应文件再厚、装帧再漂亮，照样无法通过资格性或符合性审查，即使通过了审查，综合评审时也会受到负面影响。

第六，采购程序须严格规范。

在该项目的采购过程中，尽管采购中心经办人考虑到了许多可能出现的问题，但采购过程中还是出现了各种意外事件，最终只能按单一来源方式采购，可谓是人算不如天算。不过正因为出现了许多意外，对采购中心的综合组织能力也是一种考验，这就要求采购中心人员不仅需要较高的综合素质，能够灵活运用各种采购方式，并且每种采购方式都要严格按照规定的程序规范组织，不同采购方式之间的转换也必须做到合法合理。

第七，借助外力其实很关键。

政府采购活动是项综合性工作，在当前政府采购法制环境还不是很完善的阶段，采购中心组织采购的过程实际上就是与采购人、供应商斗智斗勇的过程，采购人手中有权，供应商背后有利，仅靠采购中心一家的力量非常有限，必须借助外力，才能实现政府采购“规范行为，提高资金使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护当事人合法权益，促进廉政建设”的宗旨。纪检监察和政府采购监管部门的提前参与是防范采购人滥用强权的重要手段，公证部门、新闻媒体的适时介入是平衡采购人、供应商权利的有效方法，法律专家和评审专家能对成交结果的合法性和合理性进行把关。只有依靠这些外力的帮助，才能使采购中心在采购过程中始终把握采购的主动权，让政府采购始终在正确的轨道上运行。（龚云峰）

    来源：中国财经报

lanchong

这好像说的是广州某政府采购中心吧？

王毅青

为什么不选第二名候选人？

heluhua

叙述十分详细，但县体操作可圈可点，文章中不一定都做为范本来总结，比如，一定要借助外力吗，难到每一次都要如请作者所说，“采购中心组织采购的过程实际上就是与采购人、供应商斗智斗勇的过程，采购人手中有权，供应商背后有利，仅靠采购中心一家的力量非常有限，必须借助外力，才能实现政府采购“规范行为，提高资金使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护当事人合法权益，促进廉政建设”的宗旨。请纪检监察和政府采购监管部门的提前参与是防范采购人滥用强权的重要手段，公证部门、新闻媒体的适时介入是平衡采购人、供应商权利的有效方法。”
    采购中心对于采购人的不合理要求当然要阻止，但需要上升到斗智斗勇的程度吗？