|
〖转〗招标师如何做好与利益相关人的协调沟通 □文/安徽中技工程咨询有限公司 戴革胜
摘要： 一项招标代理任务的圆满实现，需要招标师扎实的专业基础知识和对代理程序的有效执行，此外，还要求招标师具有较强的组织协调与沟通能力。通过有效的组织协调与沟通，可以使影响招标代理目标实现的各利益相关主体有机的配合，进而能够使招标代理工作的实施和运行过程得以顺利进行。
关键词：利益相关人；招标师；协调；沟通
一、引言 在招标代理活动中，招标师协助招标人做好招标工作，使之选择到较为满意的中标人，对有效提高工程建设水平、实现招标人的投资效益有着不可小视的作用。然而，由于招标人委托招标的建设工程项目本身具有的特殊性，以及招标代理活动中参与人员和协作单位多，常会受到随机因素或不可预料事件的干扰，因此招标师要做好项目就要与各利益相关人进行良好的沟通以协调其关系。目前，招标代理行业面临的利益相关人主要有：委托人（即招标人）、政府监管部门与协会团体、投标人、代理项目部的工作人员等。负责项目的招标师不仅仅要做好招标环节的基本工作，更要是一名出色的项目经理，其核心工作是与上述各利益相关人做好协调与沟通。在此仅对与招标人、投标人、代理项目部工作人员三个利益相关人的协调与沟通进行阐述。
二、招标师与代理项目部的协调与沟通 我们在此谈到的代理机构内部主要是指为了完成一项代理任务而组成的代理项目经理部，该项目部的项目经理为招标师。项目经理部由不同专业的人员组成，工作效率很大程度上取决于人际关系的协调程度，因此招标师应当首先抓好内部人际关系的协调与沟通，激励本部门成员全身心地投入到工作中去。
1．在人员安排上要统筹兼顾、量才使用。对于本部门的各专业人员，要根据每个人的专长进行安排，做到人尽其才。人员的搭配应注意能力互补和性格互补，人员配置应尽可能少而精，防止力不胜任和忙闲不均现象的发生。
2．在代理工作委任上要职责明确。对代理项目部的每个岗位都应当订立明确的目标和岗位责任制，应通过职能清理，使管理职能不重、不漏，做到事事有人管、人人有专责，同时明确岗位职责。
3．在成绩评价上要实事求是。谁都希望自己的工作作出成绩，并得到肯定。但是成绩的取得不仅需要主观努力，还需要一定的工作条件和成员间的相互配合。要发扬民主作风，实事求是地进行评价，以避免内部人员无功自傲或有功受屈，使每个人热爱自己的工作，并对工作充满信心和希望。
4．在矛盾处理上要恰到好处。内部人员之间产生矛盾是难以避免的，一旦出现矛盾就应进行调解，多听取部门其他成员的意见和建议，及时沟通矛盾双方，使全体人员始终处于团结、和谐、高涨的工作气氛中。
三、招标师与招标人的协调与沟通 招标代理的实践证明，代理目标能否顺利实现，与同招标人协调、沟通的顺利、有效存在很大关系。招标代理工作对实现招标人的工程项目管理社会化、专业化，提高工程建设投标人质量起着重要作用。招标师应运用专业知识帮助招标人（业主）从工程造价、工程风险等多角度综合分析，拟订最合适的招标方案、编制完善的招标文件、进行科学的合同策划，以保证招标工作的质量以及今后项目管理工作的顺利开展。要实现以上目标，与招标人协调与沟通是招标师工作的重点和难点，应从以下几个方面加强与招标人（业主）的协调。
1．招标师首先要理解招标人建设工程的总目标及意图
同时了解项目构思的基础、起因、出发点，尤其是政策性、意义性重大的国有投资项目，否则，可能会因对代理目标及任务完成有不完整的理解，给代理工作造成很大的困难。
2．编制切实可行的招标方案
招标方案是以招标项目的技术经济、管理特点、条件和功能、质量、价格、进度需求为基础，依据有关法律法规、技术标准规范编制的招标项目的实施目标、方式、计划和措施。在与招标人沟通的基础上形成招标方案的初稿，至少应涵盖以下几个方面的内容：
（1）工程建设项目背景概况；
（2）工程招标范围、标段划分和投标资格；
（3）工程招标顺序；
（4）工程质量、造价、进度需求目标；
（5）工程招标方式、方法；
（6）工程发包模式与合同类型；
（7）工程招标工作目标与计划；
（8）工程招标工作分解；
（9）工程招标方案实施的措施。
3．招标方案的审核与确定
招标师利用与招标人讨论、审核招标方案的机会，做好代理机构的宣传工作，增进招标人对代理工作的理解，特别是加强对代理工作及招标法定程序的理解。主动帮助招标人增强对《招标投标法》等一系列法律法规的认识，以自身规范化、标准化、制度化的服务去影响和促进双方工作的协调一致。合理的招标方案是提高招标工作质量的前题，同时也是招标人认可招标代理工作的一次契机，通过对方案的讨论，加深了相互了解与认同，为后续工作打下了良好的基础。
4．拟发出的成果文件必须得到招标人的确认
招标代理机构必须依法代理，在招标人授权范围内行使代理机构的职能，其在法律意义及授权范围上与招标人是等同的主体。作为项目负责人的招标师应当尊重招标人，与招标人一起投入招标工作的全过程。在发出一切成果文件之前必须与招标人进行研究，并得到其确认。
成果文件包括：招标方案、招标公告、资格预审公告、招标文件、招标答疑、评标报告、中标通知书等。对于招标人在成果文件中提出的可能违反法律法规、违反三公的原则性的问题，要及时向其进行耐心解释。可采取书面报告、提供法律依据等方式说明原委，尽量避免发生误解，以使代理工作顺利实施。
四、招标师与投标人的协调与沟通 招标师要树立客户第一的理念，无论是对招标人还是投标人，应当都视为需要提供服务的客户。没有投标人的响应，招标代理工作是难以完成的，应在不违反招标师职业道德规范的前提下，与投标人进行良好的协调与沟通。招标师的职业道德是社会公共道德原则和道德规范对招标师职业行为规范的根本要求。
１.在坚持原则的前提下热情服务
招标师对待投标人要严格遵守公开、公平、公正、诚实信用原则，热情服务。要把潜在投标人指出的招标文件中的疑问当作一次学习、提高业务知识水平的机会。针对文字答疑中出现的不明之处要主动与投标人进行沟通、解说。不少招标代理机构工作人员对投标人提出的有益问题置之不理，总是认为招标文件中的内容不会有误，让投标人自己去理解，结果开标后出现的问题可谓“五花八门”，很容易造成招标失败。一份成功的招标文件不应令投标人产生歧义，如果由于文件表述原因产生对条款理解的歧义，势必会造成不同投标人理解上的偏差。所以招标师应当加强服务意识，主动、热情地与投标人保持联系，在招标文件发出5天后，要及时主动向投标人征询意见。对文件中的关键条款，尤其是废标条款要提请投标人注意。在开标前一天，要电话联系投标人，提醒第二天开标需要提交的有关资料、确认开标地点、重申开标时间等细节上的内容。
2．加强尊重理解以避免无效投诉
作为项目负责人的招标师除了在招标文件中征询投标人的意见外，在开评标整个过程中也应当注意对投标人表示尊重。拆封投标文件前务必请各位投标人代表相互检查投标文件的密封性，待确认密封完好后再行拆封，这不仅仅是形式问题，更重要的是体现了对投标人的尊重。在评标的过程中，如果发现有投标文件没有响应招标文件并导致其废标，要及时告知投标人，要求投标人授权代表书面确认其事项，废标要废在明处。过去经常出现宣布废标后，投标人到处投诉的现象。事实上，不少投标人的投诉大都是无效投诉，要把工作做在前面，避免出现无效或盲目投诉，浪费大量的时间。
另外，针对有效的投诉，要帮助投诉人规范投诉书内容。按照《工程建设项目招标投标投诉处理办法》第七条规定，投诉人投诉时，应当提交投诉书，投诉书书应当包括下列内容：（1）投诉人的名称、地址及有效联系方式；（2）被投诉人的名称、地址及有效联系方式；（3）投诉事项的基本事实；（4）相关请求及主张；（5）有效线索和相关证明材料。投诉人是法人的，投诉书必须由其法定代表人或者授权代表签字并盖章；其他组织或者个人进行投诉的，投诉书必须由其主要负责人或者投诉人本人签字，并附有效身份证明复印件。要根据投诉内容积极主动的与招标人取得联系，在与招标人研判后拿出处理方案，以书面形式回复投诉人并上报行政监督主管部门。
五、小结 总之，协调沟通是一种管理艺术和技巧，招标代理机构尤其是招标师需要掌握领导科学、心理学、行为科学方面的知识和技能，如激励、交际、表扬和批评的艺术、开会的艺术、谈话的艺术、谈判的技巧等等，只有这样，招标师才能在项目管理中进行有效的协调与沟通。
（本文转自《中国招标》2010年第42期）
| 
发表于 2011-3-3 09:13:51
分享
收藏
