开标前应做好三方面准备工作（下）

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                                                                                            下篇


人员准备
    开标，类似于召开会议，应该有相关人员参加。参加开标的人员，主要是主持人、工作人员、采购人代表、供应商代表、监督机关代表以及相关单位的领导及其来宾，作为在在开标前的准备工作，在人员上首先应当明确哪些单位和哪些人员必须参加开标仪式，其次对必须参加开标仪式的单位和人员，应确定到位，并备齐人员名单，通知到本人，要求其务必按时参加开标。在这些人员中，最重要的是开标的工作人员，必须在开标前予以确定，并明确其具体职责和分工及相关责任，确保开标过程万无一失，不出差错。另外，开标结束即要转入评标阶段，接着就要进行评标，因此在开标前必须将评委会组建完成，并确定出评标工作人员或服务人员。对这些人员也应该根据需要，并依照相关法律法规确定并通知到本人，确保开标后即能进行正常的评标，使评标工作不至于受到影响。如有必要时，还应召集有关人员召开预备会议，进一步明确每个人的相关工作职责及其责任。根据开标以及评标工作需要，开标前在人员上应做好以下准备工作：

组建评标委员会。评标，一般是在开标之后进行的，评委会也是开标之后在评标时开展工作。但一般情况下，在开标结束之后就要直接进入评标阶段，开标与评标两个阶段之间一般不留间隔时间，因此就要在开标前将评委会组建完成。按照《招标投标法》、《政府采购法》、《政府采购评审专家管理办法》等有关法律、法规、规章以及相关规范性文件规定，评标委员会一般由五人以上的单数组成，其成员包括采购人的代表和有关技术、经济方面的专家，其中技术、经济方面的专家人数不少于评委会成员总数的三分之二。评委会中的专家应来源于政府采购监督管理部门管理的专家库，具体由采购人和招标组织机构的代表于开标前（一般在开标前半天或者一天）在专家库中随机抽取，抽取专家时应在监管机构的监督下进行。专家抽取以后，应通知到专家本人，如被抽取的专家不能参加评标，则应在专家库中顺延抽取（或者在第一次抽取时可留有余地，届时可以递补）。专家抽取以后，应通知采购人，由采购人确定其单位代表进入评委会，采购人单位代表进入评委会的成员人数应不超过评委会成员总数的三分之一，同时还要严格限制采购人代表参加开标仪式并参加评标的人数，并规定项目经办人和前期制定项目实施方案的人不得进入评委会。有的地方针对采购人在评标过程中有可能导致意向性评标、进而影响其它评委或者人为干扰评标的现象，已经在试行采购人代表不进入评标委员会的做法，实践表明这对避免评标过程中的人为因素干扰已经取得了很好的效果。值得注意的是，在评标委员会组建以后，特别是评委会名单确定以后应在评标结束前相对保密，不得泄露评委会成员特别是专家的有关情况。

确定开标工作人员。开标工作人员，主要分为开标前的工作人员、开标工作人员和开标后的工作人员。开标前的工作人员，主要负责接收投标供应商递交投标文件和组织开标活动，办理开标筹备过程中的有关准备事宜；开标工作人员，包括开标人、唱标人、监标人、记标人，主要负责开标过程中与开标有关的各项工作，如开启投标文件、宣读投标报价、监督开标唱标、记录开标过程的有关情况等；开标后的工作人员，主要负责收集与开标有关的文件资料和开标的后续工作以及与评标委员会进行联络，负责与有关方面的联系等。对于这些人员，都必须提前确定，并通知到本人。工作人员确定以后，还应明确每个人的职责分工和相关责任以及在各个工作阶段所承担的具体任务。如有必要，应召集相关工作人员，召开工作人员预备会，由主持人对其进行必要培训，进一步明确并落实各自的工作任务和相关责任。

确定评标工作人员。评标工作人员，主要是在评标过程中为评委会的评标提供服务，负责传递、收集、整理与评标有关的文件、资料，记录评标过程的有关情况，汇总、审核评标结果，办理评委会交办的与评标工作有关的其它事项，并负责招标组织机构与评委会之间、评委会与投标供应商之间的联系和联络，办理各项联系和联络事务。评标工作人员可根据评委会成员人数和评标工作的需要确定，其原则是既能保证评标工作的需要，确保评标顺利进行；又要适当控制人数，确保评标工作在相对保密的情况下进行，避免评标工作受到人为干扰。

通知采购人代表参加开标。在开标时，采购人应派代表参加，有些地方还邀请采购人的单位领导及其纪检监察机构的人员参加，同时还应要求采购人单位的代表和项目经办人参加，对采购人单位应参加开标的人员，应在开标前通知到采购人单位，由采购人单位通知到本人，特殊情况下可在征得采购人单位同意的情况下直接通知到本人，要求其按时参加开标。对于招标组织机构的领导和项目经办人需要参加开标的，也应提前通知到本人。

邀请监督单位及监督人员。开标及评标，须有监督单位及其代表参加，并进行现场监督。政府采购的监督单位主要是政府采购监管机构和同级行政监察机关，这些部门、单位有义务也有责任对政府采购活动实施监督，对政府采购活动实施监督是法律法规赋予他们的职责。在开标前，招标组织机构应将招标项目的基本情况和实施情况以书面方式告知他们，并将开标时间、地点通知给他们，邀请他们届时派员到现场进行全程监督。有的地方，还要求对开标过程实施法律监督，如有必要，可申请检察机关或者公证机关进行监督，如要进行法律监督，则必须在开标前向检察机关和公证机关提出邀请，请他们届时派员进行监督。有的地方还试行义务监督员监督制度或者行风评议督察员监督制度，如有这种制度和要求，则可根据需要和可能，通知义务监督员和督察员到现场进行监督。

预计有可能参加开标的供应商代表。按照一般惯例，参与投标的供应商须派代表参加开标仪式，这也是招标文件对参加投标的供应商的基本规定。但是，供应商参加开标的人员和人数是不确定的。按理说，提出投标响应、购买了招标文件的供应商都有可能派员参加开标仪式，但也有的供应商虽然提出了响应也购买了招标文件，但有可能因故放弃投标，或者已经准备投标但却临时改变而不参加投标，不能参加投标也就不可能参加开标。这就要求对参加投标的供应商及其人员作出预测，预计有可能参与投标并能参加开标仪式的潜在供应商，并确定出参加开标仪式或者开标会的供应商代表的准确人员，以提前做好接待工作。如有必要，可在开标前的某一个时间（最好是在开标的前一天）以电话或者传真方式，向已经购买了招标文件的供应商进行确认，以确定其是否能参加投标并是否能参加开标仪式，以及有可能前来参加开标仪式的人员构成及其确切人数。值得注意的是，预测或者确认参加投标以及开标的供应商及其代表，应当在相对保密的情况下进行，以防因此而泄露投标供应商的相关信息。
会务准备

开标，要举行开标仪式，或者称为开标大会，其形式和会议相似，是公务会议或者商务会议的一种。因为开标与举办会议相同，而会议的举办有一些不确定因素，所以在开标前要按照筹办会议的办法，做好相关准备工作，也就是要做好开标前的会务准备。一般来说，开标前的会务准备主要应做好会场、用品以及其它相关准备工作。

开标的会场准备。开标需要使用相应规模的场地，在开标前应根据参加开标的人数和规模，选择合适的场地，并做好场地布置等相应准备。首先是选择场地.。要根据参加开标的人数和规模，选择适当的会场。所选的会场要有足够的使用面积， 灯光、音响、话筒、电源、空调等设施要符合开标的基本条件，要尽量选择入口处在会议后方的会场；会场是要有足够量的长条桌及椅子，有良好的通风效果，有足够的活动空间，在摆放了预计人数的桌椅后，会场内还要有能让与会人员走动的空间；会场确定以后，要确定订做主横幅的长度、宽度并与会场主席台成比例；还要了解预计开标的同一天所选择的会场是否有其他会议，是否与其它会议冲突等。因为开标是严格按照法定方式和程序进行的，开标的时间应该按照招标文件规定的时间、地点进行，一般一得随意更改，如果选择在宾馆开标，为保证场地不会被挤占或挪用，有必要和宾馆签订协议书。如果是本单位的会议室，则需要提前与管理部门联系协调，确认当天没有其它会议或者其它活动。其次是场地布置。开标类似于会议，但又有别于一般会议，因此不能按照一般会议的会场来布置，特别是不能按照政府机关的公务会议来布置。开标会场布置要突出商务活动特色，要根据接标、开标、唱标、监标、记标等工作需要以及参加开标的有关人员的活动需要来布置会场，在会标（横幅）、主持台、工作人员台、与会人员台、签到台以及开标所用物品的摆放和布置上，要根据需要和可能，随时调整。会场布置既要灵活，得体大方，又要严肃，整洁便捷，切忌不顾实际，照抄照搬，千篇一律，死搬硬套。

物料准备。物料即开标用品，在开标过程中，需要使用一些物品用具，因此在开标前就必须根据开标过程中的需要做好相应准备。这些物品用料包括工作人员需要使用的用品，如剪刀、签字笔、记录纸、订书机、包装袋、包装箱、交通工具等；还有会人员即参加开标会的其它人员需要使用的用品，如记录笔、记录纸等。由于开标之后，接着就要进行评标，因此评委会成员在评标时需要使用的物品、用料，如记录笔、记录纸、计算器等，也应在开标前准备齐备。开标过程如需要照相、摄像、监控，则应在开标前把照相、摄像以及监控器材准备齐备，并调试正常。随着现代办公自动化设备的广泛应用，计算机、投影、视频展示台等也应用于各类会议，一些地方在开标时，也开始使用这些设备，特别是有些地方已经试行网上招标、投标、评标，在这种情况下，就要根据需要和可能，尽可能地把这些设备、设施准备齐备，并调试好，以备开标、评标之用。

用餐准备。从开标到评标，是一项连续性的工作，一环套一环，中间不能有停顿和间歇，这个过程有可能是半天，也有可能是一天或者几天，而参加开标的人员以及评委会成员及其工作人员可能很多，如果开标、评标在短时间内不能结束，就有必要为有关人员准备用餐。对于开标、评标过程中的用餐，一般以工作餐的形式，做到精打细算，厉行节约，避免浪费，并尽量选择地附近，避免人员远离，造成现场涣散或者相关信息泄露。

开标前预备会准备。在开标前，应该召开一个预备会，了解、通报、汇总、检查各项准备工作的筹备情况，研究、部署、安排开标及评标过程中的有关事务性工作，重申开标、评标流程以及开标、评标过程中的人员配合和工作纪律以及相关人员的责任，进一步明确每个工作人员以及相关人员的个人岗位定位，查漏补缺，充分考虑各种环境和因素，确保开标前的各项准备工作万无一失。   

其它准备。开标，虽然说是按照法定的方式和程序进行的，一般都有一定模式，但在实践中，在具体工作中，往往还存在着一些不确定因素，影响到开标的正常进行，这些不确定因素有主观的，也有客观的，有时是可以预见的，是可以采取措施加以防范的，是可控的；但还有一些因素是不可预见的，难以进行防范，是不可控的。在招标采购活动中，特别是在开标的前期准备过程中，招标组织机构及其工作人员要提高预见和应对各种复杂问题的能力，并根据经验进行临场控制。但不论是可预见的或者是不可预见的，在开标前，都是可以由工作人员根据经验，提前做好准备，提高对不确定因素的预见性，对可预见的，要做好充分准备；对不可以预见的，要提高预测和防范能力，变不可控为可控，变不可预见为可预见，充分做好开标前的各项准备工作，以确保招标采购活动的顺利进行。

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